1. Das Problem: Unsichere Spesenabrechnung
Viele Betriebe erfassen Spesen immer noch mit Excel-Tabellen oder handschriftlichen Belegen. Auf den ersten Blick wirkt das unkompliziert und kostengünstig. In der Praxis kann es jedoch teuer werden.
- Fehlende Belege führen zu Rückfragen durch das Finanzamt.
- Unterschiedliche Interpretationen sorgen für Konflikte zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten.
- Excel erfüllt nicht die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form).
Haufe (2024) weist darauf hin: Werden bei Betriebsprüfungen fehlerhafte oder fehlende Belege entdeckt, kann im schlimmsten Fall die gesamte Buchführung verworfen werden.
2. Die Folgen: Ärger mit Mitarbeitern und Finanzamt
Eine fehlerhafte Spesenabrechnung ist nicht nur ein Steuerrisiko, sondern auch ein Streitpunkt im Betrieb.
- Mitarbeiter fühlen sich unfair behandelt, wenn Abrechnungen nicht transparent sind.
- Das Finanzamt kann Spesen streichen, was zu Nachzahlungen und Zinsen führt.
- Wiederholte Konflikte schaden dem Vertrauen innerhalb des Teams und zu Geschäftspartnern.
Laut dem Bundesfinanzministerium (2024, GoBD-Schreiben) müssen digitale Aufzeichnungen jederzeit nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar sein. Excel-Tabellen können diese Vorgaben nicht erfüllen.
3. Die Lösung: Digitale Spesenabrechnung
Moderne Systeme ersetzen Excel und Papier durch automatisierte, GoBD-konforme Prozesse.
- Belege lassen sich per Foto erfassen und digital archivieren.
- Spesen werden automatisch nach festen Regeln berechnet.
- Jede Änderung wird revisionssicher dokumentiert.
Laut einer Studie von Diamant Software (2023) geben 65 % der mittelständischen Unternehmen an, dass Excel im Controlling zu Fehlern und Sicherheitslücken führt – auch bei der Spesenabrechnung.
4. Best Practice: Risiken frühzeitig ausschließen
Wer Spesenabrechnungen von Excel auf ein digitales System umstellt, reduziert gleich mehrere Risiken:
- Nachweise sind jederzeit nachvollziehbar und revisionssicher,
- Finanzämter akzeptieren digitale Belege besser,
- interne Diskussionen über fehlende Belege entfallen.
Fazit
Die Spesenabrechnung ist ein sensibles Thema. Excel und handschriftliche Belege wirken auf den ersten Blick ausreichend, sind aber nicht GoBD-konform. Im Ernstfall drohen Nachzahlungen und Streit. Digitale Lösungen sorgen dagegen für Transparenz, Sicherheit und Fairness.
Praxis-Tipp: Mit Systemen wie geoCapture lassen sich Spesen digital erfassen, automatisch Projekten zuordnen und revisionssicher archivieren. So sind Unternehmen jederzeit auf Prüfungen vorbereitet und vermeiden Konflikte im Alltag.
