Kurz gesagt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen. Dazu gehören die Lohnabrechnungen und die Nachweise dazu, etwa zu Minijob, Krankenkasse oder Aufenthaltstitel. Die Befreiung, die viele Betriebe genutzt haben, endet am 31. Dezember 2026. Mit einer digitalen Personalakte wie timeFlow.docs setzen Sie das in wenigen Schritten um.
„Digitale Personalakte wird Pflicht“: Diese Schlagzeile liest man gerade oft. Pauschal stimmt sie nicht, denn nicht jedes Dokument der Personalakte ist betroffen. Für Ihren Betrieb ändert sich zum Jahreswechsel trotzdem etwas Entscheidendes: Alle Unterlagen rund um Lohn und Sozialversicherung müssen dann elektronisch vorliegen.
In diesem Artikel lesen Sie, welche Unterlagen das sind, was Sie bis Jahresende erledigen müssen und wie Sie das ohne großen Aufwand schaffen.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte, auch elektronische Personalakte genannt, bündelt die Unterlagen eines Mitarbeiters an einem Ort: vom Arbeitsvertrag über die Lohnabrechnungen bis zur Bescheinigung der Krankenkasse. Eine Software ordnet die Dokumente dem richtigen Mitarbeiter zu, regelt, wer was sehen darf, und stellt ausgewählte Unterlagen den Mitarbeitern bereit.
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Software vor. Eine digitale Personalakte ist aber der einfachste Weg, die neuen Pflichten zu erfüllen und die Personalablage gleich mit aufzuräumen.
Was das Gesetz verlangt: elektronische Entgeltunterlagen
Jeder Arbeitgeber muss für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen führen. Grundlage sind § 28f SGB IV und § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die Entgeltunterlagen bestehen im Alltag aus zwei Teilen:
| Teil 1: Lohnabrechnungsdaten | Teil 2: Nachweise | |
|---|---|---|
| Was gehört dazu? | Lohn- und Gehaltsabrechnungen (Entgeltabrechnung), Lohnkonto, Sozialversicherungsbeiträge, Meldungen an die Krankenkasse | Unterlagen, die die Abrechnung begründen: z. B. Minijob-Befreiung, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, Aufenthaltstitel |
| Typisches Problem | Monat für Monat neue Abrechnungen, verteilt auf Ausdrucke, E-Mails und Ordner | Kommen von Mitarbeitern, Krankenkassen oder Behörden, oft auf Papier |
| Mit timeFlow.docs | Die Sammel-Lohnabrechnung wird automatisch auf die Mitarbeiter aufgeteilt | Per Scan, Upload oder E-Mail direkt in der richtigen Akte |
Beides müssen Sie elektronisch führen und bei der Betriebsprüfung jederzeit vorlegen können (§ 8 und § 9 Abs. 5 BVV). Verantwortlich dafür ist immer der Arbeitgeber, auch wenn der Steuerberater die Abrechnung erstellt.
Die Nachweise nennt die Deutsche Rentenversicherung „begleitende Entgeltunterlagen“. Für sie endet jetzt die Übergangsfrist.
Was ändert sich zum 1. Januar 2027?
Seit dem 1. Januar 2022 müssen die Nachweise elektronisch zu den Entgeltunterlagen genommen werden. Viele Betriebe waren dafür noch nicht bereit. Deshalb konnten sie sich auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen (§ 8 Abs. 3 BVV).
Diese Befreiung endet am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen vollständig elektronisch führen, mit allen Nachweisen, auch die bisher befreiten. Eine Verlängerung sieht das Gesetz nicht vor. Wer nie eine Befreiung hatte, ist schon seit 2022 dazu verpflichtet.
Pflicht ab 2026 oder 2027? Warum Sie zwei Jahreszahlen lesen
Wer nach dem Thema sucht, findet mal „Pflicht ab 2026“, mal „Pflicht ab 2027“. Beides meint denselben Stichtag:
- 31. Dezember 2026: Die Befreiung endet.
- 1. Januar 2027: Die elektronische Führung gilt für alle Arbeitgeber.
Für Ihre Planung heißt das: Bis Ende 2026 muss die elektronische Ablage stehen.
Was passiert, wenn Sie nichts tun?
Die nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt. Die Rentenversicherung prüft jeden Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre (§ 28p SGB IV). Fehlen dann Unterlagen oder sind sie nicht sauber zugeordnet, wird die Prüfung für Ihr Büro aufwendig. Wer Entgeltunterlagen nicht führt oder nicht aufbewahrt, riskiert sogar ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro (§ 111 SGB IV).
Die einfache Lösung: Mit timeFlow.docs laden Sie Lohnabrechnungen und Nachweise hoch, die docInbox ordnet sie automatisch dem richtigen Mitarbeiter zu, und bei der Betriebsprüfung exportieren Sie alles gesammelt. Ihre Mitarbeiter sehen ihre Dokumente in der timeFlow-App. » So funktioniert die digitale Personalakte für Bau und Handwerk
Welche Unterlagen müssen elektronisch vorliegen?
Die Lohnabrechnung gehört dazu. Jede monatliche Abrechnung ist Teil der Entgeltunterlagen und muss bei der Prüfung jederzeit verfügbar und lesbar sein.
Dazu kommen die Nachweise. Die vollständige Liste steht in § 8 Abs. 2 BVV. Im Alltag von Bau- und Handwerksbetrieben sind das vor allem diese Fälle:
| Anlass | Nachweis, der elektronisch vorliegen muss |
|---|---|
| Neueinstellung | Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse |
| Neueinstellung | Kopie des Nachweises der wesentlichen Arbeitsbedingungen. In vielen Betrieben steht das im Arbeitsvertrag, dann gehört eine Kopie davon dazu. |
| Minijob | Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht |
| Minijob oder Aushilfe | Erklärung über weitere Beschäftigungen |
| Mitarbeiter mit Kindern | Nachweis der Kinder für den Beitrag zur Pflegeversicherung, z. B. Geburtsurkunde |
| Mitarbeiter aus Nicht-EU-Ländern | Aufenthaltstitel oder Arbeitserlaubnis |
| Minijobber und Mitarbeiter im Baugewerbe | Aufzeichnungen der Arbeitszeit nach Mindestlohngesetz (Beginn, Ende und Dauer) |
Fast jeder Betrieb hat damit mehrere dieser Nachweise im Ordner. Welche genau für Ihre Mitarbeiter nötig sind, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Tipp: gleich die ganze Personalakte digitalisieren
Zeugnisse, Abmahnungen, Urlaubsanträge oder Fortbildungsnachweise gehören nicht zu den Entgeltunterlagen. Viele Betriebe digitalisieren sie bei der Umstellung trotzdem gleich mit. Dann liegt alles an einem Ort, mit denselben Zugriffsrechten nach DSGVO, und niemand muss zwischen Ordner und Computer wechseln.
Reicht es, Papierunterlagen einzuscannen?
Einscannen ist Pflicht, aber nur der erste Schritt. Bekommen Sie einen Nachweis auf Papier, müssen Sie ihn in ein elektronisches Format umwandeln (§ 9 Abs. 5 BVV). Damit Ihre Ablage auch bei der Betriebsprüfung besteht, muss jedes Dokument:
- eindeutig zugeordnet beim richtigen Mitarbeiter liegen,
- vollständig und lesbar sein,
- jederzeit schnell auffindbar sein,
- geschützt sein, sodass nur Berechtigte Zugriff haben.
Mit Scan-Ordnern auf dem Server wird das schnell mühsam. In timeFlow.docs erledigt die docInbox die Zuordnung automatisch, und Rechte vergeben Sie mit wenigen Klicks.
Papieroriginal nicht sofort wegwerfen: Bewahren Sie das Original auf, bis die nächste Betriebsprüfung abgeschlossen und der Bescheid endgültig ist (§ 9 Abs. 5 BVV). Gilt für ein Dokument eine längere Frist aus einem anderen Gesetz, zählt die längere.
Wichtig für die Baubranche: Im Baugewerbe muss der Nachweis der Arbeitsbedingungen weiterhin auf Papier und unterschrieben an den Mitarbeiter gehen. Die erleichterte Textform, die seit 2025 in anderen Branchen erlaubt ist, gilt hier nicht (§ 2 Abs. 1 Nachweisgesetz). Ihre Kopie für die Entgeltunterlagen scannen Sie trotzdem ein.
Lohnabrechnung digital an die Mitarbeiter: Ist das erlaubt?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 28. Januar 2025 entschieden: Eine Lohnabrechnung in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach reicht aus (Az. 9 AZR 48/24). Wer privat keinen Onlinezugang hat, muss die Abrechnung im Betrieb abrufen und ausdrucken können.
Mit timeFlow.docs erledigen Sie beides in einem Schritt: Die Abrechnung liegt in der Personalakte für die Prüfung und erscheint gleichzeitig beim Mitarbeiter in der App. So sparen Sie sich jeden Monat Drucken, Kuvertieren und Porto.
DATEV und Steuerberater: Ist damit schon alles erledigt?
Viele Betriebe fragen: „Mein Steuerberater macht doch den Lohn in DATEV. Ist das nicht schon digital?“
Nein. Die Kanzlei erstellt die Abrechnung. Verantwortlich für die Entgeltunterlagen bleibt aber der Arbeitgeber (§ 28f SGB IV). Sie müssen Abrechnungen und Nachweise jedes Mitarbeiters geordnet führen und bei der Betriebsprüfung vorlegen können. Viele Nachweise landen zudem bei Ihnen im Büro, nicht bei der Kanzlei.
Mit timeFlow.docs bringen Sie beides zusammen:
- Abrechnungen der Kanzlei: Sie laden die monatliche Sammel-Lohnabrechnung hoch, die docInbox teilt sie auf die Mitarbeiter auf.
- Nachweise aus dem Betrieb: Scans, Fotos und E-Mail-Anhänge landen über die docInbox in der richtigen Akte.
- Arbeitszeiten: Mit timeFlow erfassen Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit digital, über die DATEV-Schnittstelle geht sie an die Kanzlei.
So liegt alles an einem Ort, und bei der nächsten Betriebsprüfung ist jede Unterlage griffbereit. Ihre Kanzlei arbeitet weiter wie gewohnt.
Checkliste: digitale Personalakte einführen bis 31. Dezember 2026
Die Zeit bis zum Jahresende ist knapp. Mit dieser Checkliste behalten Sie bei der Einführung den Überblick:
- Befreiung prüfen: Hatten Sie eine Befreiung? Dann läuft sie am 31.12.2026 aus.
- Nachweise sammeln: Welche Nachweise zu Minijobs, Krankenkasse, Kindern oder Aufenthaltstiteln liegen noch auf Papier oder in E-Mails?
- Lohnabrechnungen einbinden: Legen Sie fest, wie die monatlichen Abrechnungen von Kanzlei oder Lohnprogramm in die Personalakte kommen.
- Ablage festlegen: Ordnen Sie alle Unterlagen nach einem einheitlichen Prinzip den Mitarbeitern zu.
- Zugriffsrechte regeln: Bestimmen Sie, wer welche Unterlagen sehen darf. Personaldaten sind nach DSGVO besonders zu schützen.
- Fristen festlegen: Legen Sie für jeden Dokumenttyp fest, wie lange er aufbewahrt und wann er gelöscht wird.
- Originale aufbewahren: Papier erst nach Abschluss der nächsten Betriebsprüfung vernichten.
- Mitarbeiter informieren: Fordern Sie neue Nachweise gleich digital an, zum Beispiel als Foto oder PDF.
Tipp: Die Punkte 3 bis 6 müssen Sie nicht selbst aufsetzen. timeFlow.docs bringt Lohnabrechnungs-Import, Zuordnung, Zugriffsrechte und Löschfristen fertig mit. » Digitale Personalakte für Bau und Handwerk ansehen
Vorteile der digitalen Personalakte: Lohnabrechnung aufs Handy
Wenn Sie Lohnabrechnungen noch auf Papier verteilen, kennen Sie den Ablauf nach jedem Monatsabschluss: drucken, sortieren, kuvertieren, verschicken. Ein Mitarbeiter ist auf einer auswärtigen Baustelle, ein anderer braucht für die Bank die Abrechnung vom vorletzten Monat, und das Büro sucht sie heraus.
Eine digitale Personalakte mit Mitarbeiterzugang macht damit Schluss:
- Abrechnung aufs Handy statt in den Briefkasten: Kein Kuvertieren und kein Porto mehr. Mitarbeiter auf der Baustelle haben ihre Abrechnung sofort.
- Alles beim richtigen Mitarbeiter: Abrechnungen und Nachweise liegen an einem Ort.
- Klare Rechte: Jeder sieht nur, was er sehen darf.
- Schnell griffbereit: für die Betriebsprüfung, die Bank oder die Nachfrage des Mitarbeiters.
Was die Papierverteilung einen Betrieb im Jahr kostet, zeigt unser Rechenbeispiel.
So einfach funktioniert die digitale Personalakte mit timeFlow.docs
timeFlow.docs ist die digitale Personalakte von geoCapture und Teil von timeFlow Premium. Wir haben sie für Betriebe ohne eigene Personalabteilung entwickelt. In vier Schritten kommt die Abrechnung zum Mitarbeiter:
- Erfassen: Abrechnungen und Personaldokumente kommen per Upload, Scan oder E-Mail im Dokumenteneingang docInbox an.
- Erkennen und zuordnen: Die docInbox erkennt den Dokumenttyp und ordnet jedes Dokument dem richtigen Mitarbeiter zu. Die monatliche Sammel-Lohnabrechnung teilt sie automatisch auf die einzelnen Mitarbeiter auf.
- Prüfen und freigeben: Wo nötig, prüft das Büro die Dokumente und gibt sie frei.
- Abrufen: Ihre Mitarbeiter sehen freigegebene Dokumente in der timeFlow-App, mit der viele schon ihre Arbeitszeit erfassen.
Über Rollen und dokumentbezogene Freigaben legen Sie fest, wer welches Dokument sieht. Für jeden Dokumenttyp stellen Sie Löschfristen ein. Eine Löschsperre schützt Unterlagen, die Sie für eine laufende Prüfung brauchen. Jede Änderung protokolliert das System, und für die Betriebsprüfung exportieren Sie die Unterlagen gesammelt.
So erfüllen Sie die Pflicht ab 2027 und entlasten Ihr Büro gleichzeitig. Ein Wechsel von Lohnprogramm oder Steuerberater ist dafür nicht nötig.
» Mehr über die digitale Personalakte für Bau und Handwerk erfahren
Sie nutzen timeFlow bereits?
Dann sind Ihre Mitarbeiter schon in der App. timeFlow.docs ergänzt Ihr bestehendes timeFlow, ohne neues System und ohne neue Zugänge.
Sie möchten Ihre Personalunterlagen künftig digital organisieren?
Lernen Sie die digitale Personalakte von geoCapture kennen und erfahren Sie, wie sie zu den Abläufen Ihres Betriebs passt.
