Einfach BVV-Pflicht erfüllen
Mit der digitalen Personalakte von geoCapture sehen Ihre Mitarbeiter ihre Lohnabrechnung direkt in der geoCapture-App. Alle Personalunterlagen liegen zentral auf Servern in Deutschland. Das Büro spart sich Sortieren, Kuvertieren und Suchen, und Sie sind bereit für die Pflicht für elektronische Entgeltunterlagen ab 2027.
Die digitale Personalakte bringt alle Personaldokumente Ihrer Mitarbeiter zusammen an einen Ort, schützt sie zuverlässig und macht Ihren Betrieb fit für die BVV-Pflicht ab 2027.
Lohnabrechnungen, Verträge und Nachweise liegen zentral in der digitalen Personalakte.
Ihre Daten liegen auf Servern in Deutschland. Nur Berechtigte können Personaldaten sehen.
Mit timeflow.docs erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen der BVV-Pflicht ab 2027.
Rechtliches
Seit 2022 müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen. Viele Betriebe hatten sich davon befreien lassen. Diese Befreiung endet am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht für alle Arbeitgeber.
Die Pflicht umfasst die begleitenden Entgeltunterlagen zu Lohn und Sozialversicherung, zum Beispiel:
Die Pflicht ergibt sich aus § 8 der Beitragsverfahrensverordnung.
timeflow.docs im Video
In vielen Betrieben beginnt nach der Lohnabrechnung jeden Monat dieselbe Arbeit. Abrechnungen werden sortiert, kuvertiert und verschickt oder ins Fach gelegt. Mitarbeiter auf der Baustelle erhalten ihre Abrechnung oft erst Tage später. Wird eine frühere Abrechnung benötigt, etwa für einen Kreditantrag, muss das Büro sie heraussuchen.
Vereinfachtes Rechenbeispiel
| Papier und Post | Digitale Personalakte | |
| Druck, Umschlag und Porto (360 Briefe im Jahr) | ca. 410 € | entfällt |
| Arbeitszeit im Büro (ca. 2 Stunden im Monat à 35 €) | ca. 840 € | wenige Minuten für Prüfung und Freigabe |
| Nachfragen nach alten Abrechnungen | regelmäßig | Mitarbeiter laden sie selbst herunter |
| Aufwand pro Jahr | ca. 1.250 € |
Info: Das Beispiel ist vereinfacht. Annahmen: 0,95 € Porto und ca. 0,20 € für Druck und Umschlag pro Brief, 35 € Stundensatz im Büro.
geoCapture ist auf Unternehmen spezialisiert, deren Mitarbeiter draußen bei Kunden oder auf Baustellen unterwegs sind. Wir wissen, wie wichtig es in diesen Branchen ist, dass Software einfach zu bedienen ist. Deshalb ist die digitale Personalakte timeFlow.docs schlank und intuitiv aufgebaut und damit die passende Lösung für Ihr Unternehmen.
Hoch- und Tiefbau
Garten- und Landschaftsbau
Handwerk
SHK
Elektro
Facility Management
Logistik
Und viele mehr…
All diese Anforderungen erfüllt geoCapture auf höchstem Standard
Mit geoCapture erfassen wir Zeit digital, verwalten Urlaub und Fehlzeiten einfach: Das spart Zeit, schafft Transparenz und entlastet Mitarbeiter und Verwaltung.
Mit geoCapture konnten wir aufwändige Abläufe wie die Zeiterfassung vereinfachen.
Wer Prozesse nachhaltig digitalisieren möchte, braucht mehr als einzelne Lösungen – geoCapture verbindet alles in einem System.
Nicht die ganze Personalakte. Ab dem 1. Januar 2027 müssen aber alle Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen, zum Beispiel Nachweise zur Sozialversicherung. Die bisherige Befreiung endet am 31. Dezember 2026. Alle Details stehen in unserem Blogartikel Digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?
Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Nachweise zur Sozialversicherung und weitere Personalunterlagen. Sie legen fest, welche Dokumenttypen es gibt und wer sie sehen darf.
Das bestimmen Sie über Rollen und Freigaben. Mit der Rolle „HR-Admin“ legen Sie fest, wer im Büro Personaldokumente verwalten darf. Lohnabrechnungen sieht nur der jeweilige Mitarbeiter und wer im Büro dafür berechtigt ist. Jede Änderung wird protokolliert.
Das stellen Sie selbst ein. Für jeden Dokumenttyp legen Sie fest, wann Dokumente gelöscht oder vorher zur Prüfung vorgelegt werden. Die Löschsperre schützt Dokumente, die noch benötigt werden, vor einer Löschung, zum Beispiel für eine laufende Prüfung.
Ja. Freigegebene Dokumente sehen Mitarbeiter in der timeFlow-App und können sie herunterladen, auch unterwegs oder auf der Baustelle. Sie nutzen dafür ihren bestehenden geoCapture-Zugang.
Nein. Die Lohnabrechnung erstellen Sie oder Ihr Steuerberater wie bisher. timeFlow.docs übernimmt die Ablage und Verteilung an die Mitarbeiter.
Ja. timeFlow.docs ist auf die Anforderungen an Personalunterlagen ausgelegt: klare Zugriffsrechte, einstellbare Löschfristen mit Löschsperre, protokollierte Änderungen und ein Export für die Betriebsprüfung. So führen Sie Ihre Unterlagen elektronisch und erfüllen die Pflicht ab 2027.
Rollenbasierte Zugriffsrechte, dokumentbezogene Freigaben und protokollierte Abläufe schützen die Personaldaten. Die Daten jedes Kunden sind von denen anderer Kunden getrennt. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ist Teil der Zusammenarbeit.
timeFlow.docs ist Teil des Pakets timeFlow Premium. Sie erhalten ein individuelles Angebot.
Ja. Gerade dort, wo das Büro die Personalverwaltung zusätzlich zum Tagesgeschäft übernimmt, spart die digitale Verteilung der Abrechnungen jeden Monat Zeit.
Wenn Sie timeFlow bereits nutzen, sind Ihre Mitarbeiter schon angelegt und in der App. Die digitale Personalakte wird dann nur freigeschaltet.
Dokumente gelangen per Upload, Scan oder E-Mail in den zentralen Dokumenteneingang docInbox. Dieser erkennt den Dokumenttyp und ordnet die Unterlagen automatisch dem richtigen Mitarbeiter zu. Auch Sammeldokumente wie monatliche Lohnabrechnungen werden automatisch aufgeteilt. Bei Bedarf können die Dokumente vor der Freigabe geprüft werden.
