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Automatisierungen mit geoCapture
Use Cases für zapier, power automate & Co.
Kleine, wiederkehrende Aufgaben rauben oft unverhältnismäßig viel Zeit: doppelte Datenerfassung, fehlende Abwesenheitsübersichten, verstreute Dokumente oder unstrukturierte Aufträge.
Mit Zapier, Power Automate oder Make automatisieren wir Ihre individuellen Prozesse. So entstehen schlanke Abläufe, die den Alltag auf der Baustelle und im Büro spürbar vereinfachen.
Personal und Abwesenheiten im Blick behalten
Tägliche Abwesenheitsübersicht
Ob auf der Baustelle oder in der Werkstatt – die Tagesplanung hängt oft davon ab, wer verfügbar ist. Statt mühsam nachzufragen oder Listen zu durchsuchen, gibt es nun jeden Morgen automatisch eine Übersicht aller Abwesenheiten direkt in Microsoft Teams oder per Mail. So wissen Bauleiter und Disponenten sofort, mit welchen Teams sie planen können. Das spart Rückfragen und stellt sicher, dass Einsätze ohne Verzögerung starten können.
Fehlzeitenanträge über digitales Formular
Im Normalfall können Mitarbeitende Fehlzeiten per App beantragen. Haben Mitarbeitende keinen App-Zugang, können Sie Fehlzeiten ganz einfach über ein digitales Formular beantragen. Die Abwesenheit erscheint sofort im System und ist für die Bauleitung direkt sichtbar. So können die Teams zuverlässig eingeplant werden und die Verwaltung muss keine Anträge nachträglich pflegen.
Automatische Anlage von Fehlzeiten
Neue Mitarbeitende bringen viel Verwaltungsarbeit mit sich. Stammdaten, Urlaubsansprüche und Sonderregelungen müssen sauber im Portal hinterlegt werden. Mit dieser Automatisierung werden Fehlzeiten wie Betriebsurlaub automatisch im System angelegt. Das verhindert Missverständnisse und entlastet die Verwaltung.
Projekte effizient verwalten
Projektsynchronisation zwischen zwei Portalen
Große Betriebe arbeiten oft mit mehreren geoCapture Portalen gleichzeitig. Normalerweise müssten Projekte dabei doppelt erfasst und Änderungen manuell nachgetragen werden. Mit der Projektsynchronisation entfällt dieser Aufwand komplett. Alle Projekte werden automatisch zwischen den Portalen abgeglichen und bleiben immer aktuell. Das sorgt für weniger Büroarbeit, weniger Fehler und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle.
Automatischer Projektimport aus E-Mail
Projektlisten von Auftraggebern oder Architekten landen meist per Mail im Posteingang und müssen dann von Hand in das System eingetragen werden. Mit einem Projektimporter geht das automatisch. Anhänge mit Projektlisten werden erkannt, eingelesen und sofort in geoCapture übernommen. Damit sind alle Projekte direkt verfügbar, Übertragungsfehler werden vermieden und Aufträge können ohne Verzögerung bearbeitet werden.
Formular zur Auftragserstellung
Ein neuer Auftrag sollte schnellstmöglich vollständig erfasst werden, damit er ohne Umwege in die Planung mit einfließen kann. Mit einem digitalen Formular werden alle wichtigen Informationen gleich richtig aufgenommen und automatisch im System hinterlegt. So gibt es keine unvollständigen Zettel und keine verlorenen E-Mails mehr. Der Betrieb hat die Sicherheit, dass jeder Auftrag vollständig dokumentiert ist und sofort bearbeitet werden kann.
Planung und Auftragsabwicklung optimieren
Direkter Auftragsimport aus E-Mail
Aufträge per E-Mail sind oft unübersichtlich formuliert und wichtige Angaben gehen zwischen langen Texten leicht unter. Mit dieser Lösung werden eingehende Auftragsmails automatisch ausgewertet. Relevante Daten wie Termine oder Tätigkeiten werden automatisch erkannt und strukturiert ins System übertragen. Das beschleunigt die Auftragsabwicklung und macht die Planung auf der Baustelle deutlich einfacher.
Mitarbeiterstammdaten aus Microsoft Entra importieren
Mitarbeiterdaten werden in unterschiedlichen Systemen gepflegt, von der Zeiterfassung bis zur Lohnbuchhaltung. Wer das manuell erledigt, arbeitet doppelt und riskiert falsche Angaben. Diese Automatisierung übernimmt Stammdaten direkt aus Microsoft Entra und überträgt sie in geoCapture. Damit sind die Daten einmal erfasst und ohne zusätzlichen Aufwand überall aktuell.
Onlineformular für die Bautruppplanung
Mit einem Onlineformular lassen sich Anfragen für neue Einsätze strukturiert erfassen und ohne Umwege in die Bautruppplanung übertragen. Alle Angaben stehen unmittelbar im System zur Verfügung und können direkt eingeplant werden. Für Bau- und Handwerksbetriebe bedeutet das eine schnellere Reaktion auf Anforderungen, eine zuverlässige Planung und weniger organisatorischen Aufwand.
Daten, Dokumente, Sicherheit
Erinnerungsmail bei Dokumentenablauf
Ob Zertifikate, Schulungsnachweise oder Prüfbücher – viele Dokumente haben ein Ablaufdatum. Wird das übersehen, kann das hohe Kosten oder sogar einen Baustopp nach sich ziehen. Diese Automatisierung sorgt dafür, dass rechtzeitig eine E-Mail verschickt wird, bevor ein Dokument seine Gültigkeit verliert. Unternehmen haben dadurch genügend Zeit, Fristen einzuhalten und bleiben jederzeit handlungsfähig.
Automatische Ablage von Auswertungen in OneDrive
Ob die wöchentliche Auswertung von Projektzeiten oder die monatliche Übersicht der Fehlzeiten – entscheidend ist, dass die Daten ohne Umwege genutzt werden können. Mit der automatischen Ablage in den passenden OneDrive-Ordnern haben Sie alle Auswertungen jederzeit griffbereit in der Cloud. So sparen Sie sich das manuelle Verschieben von Dateien, Ihre Mitarbeiter können direkt mit den Daten arbeiten und Auswertungen werden vom Papierstapel zum echten Mehrwert.
Kontrolle von Stammdatenzugängen
Diese Automatisierung überwacht kontinuierlich die Richtigkeit von Stammdaten und den Status der Zugangsrechte. Unstimmigkeiten werden erkannt, bevor sie zu Problemen führen. Für Bau- und Handwerksbetriebe bedeutet das eine verlässliche Datenbasis, mehr Sicherheit bei den Zugängen und eine deutliche Entlastung der Verwaltung.
