Eine Lösung, die zunehmend an Bedeutung gewinnt, sind Polygone und Geofences. Mit ihnen lassen sich Flächen digital abgrenzen und Aktivitäten automatisch erfassen. Klingt nach „Tech-Schnickschnack“? Ganz im Gegenteil: Es ist ein praktisches Werkzeug, das bares Geld spart und Streitigkeiten vermeidet.
1. Das Problem: Ungenaue Projektabrechnungen
- Klassische Abrechnung basiert oft auf Schätzungen: Wie viele Stunden waren die Mitarbeiter vor Ort? Wie viele Kilometer wurden gefahren?
- Das führt schnell zu Unschärfen: Mitarbeiter vergessen Einträge, Fahrtzeiten sind ungenau, Pausen nicht dokumentiert.
- Auftraggeber fordern zunehmend genaue Nachweise. Wer diese nicht liefern kann, hat ein Problem.
Zwar erfassen laut Hans-Böckler-Stiftung (2025) bereits über 90 % der Betriebe die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten – doch oft geschieht das noch analog oder unsystematisch, etwa mit Papierlisten oder Excel. Das Problem: Solche Aufzeichnungen erfassen zwar die Gesamtstunden, aber nicht wo gearbeitet wurde. Ob die Zeit wirklich auf die richtige Baustelle, das richtige Projekt oder einen Zusatzauftrag entfällt, bleibt häufig unklar. Genau hier entstehen Lücken in der Abrechnung.
2. Was sind Polygone und Geofences?
- Polygon: eine digital eingezeichnete Fläche auf einer Karte (z. B. ein Grundstück, eine Baustelle, eine Grünfläche).
- Geofence: ein virtueller Zaun um diese Fläche.
- Fahrzeuge oder Mitarbeiter, die diesen Bereich betreten oder verlassen, werden automatisch erfasst.
Ergebnis: Exakte Nachweise, wann und wie lange ein Projekt bearbeitet wurde.
3. Die Folgen für Kosten und Kalkulation
- Projekt-Nachkalkulation: Auf Knopfdruck sieht man, wie viele Stunden und Kilometer wirklich auf eine Fläche entfallen sind.
- Transparente Abrechnung: Auftraggeber können präzise belegen, welche Leistungen tatsächlich erbracht wurden.
- Fairness: Auch kleine Zusatzleistungen (z. B. spontaner Einsatz) werden sichtbar und können nachträglich in Rechnung gestellt werden.
Betriebe, die Geofences einsetzen, erfassen Zeiten und Anfahrten automatisch und projektgenau. Zusatzleistungen gehen nicht mehr unter und die Nachkalkulation wird nachvollziehbar.
4. Best Practice: Flächenbasierte Projektkalkulation
- Statt Arbeitszeiten pauschal zu schätzen („ca. 5 Stunden am Objekt“), werden exakte Zeiten pro Fläche ausgewiesen.
- Auch die Wegezeiten zwischen Projekten lassen sich sauber nachverfolgen.
- Die gewonnenen Daten können für zukünftige Angebote genutzt werden → deutlich realistischere Kalkulation.
Langfristig führt das zu besseren Margen und weniger Diskussionen mit Auftraggebern.
Fazit
Polygone und Geofences sind weit mehr als digitale Spielerei. Sie sind ein Werkzeug für Transparenz, Fairness und Wirtschaftlichkeit. Wer Projektkosten wirklich im Blick behalten will, kommt um präzise digitale Nachweise nicht mehr herum.
Praxis-Tipp: Digitale Systeme wie geoCapture machen es möglich, dass Arbeitszeiten, Maschinenstunden, Fahrzeug-Standzeiten und selbst Werkzeugbewegungen automatisch den richtigen Projekten zugeordnet werden. Auch digitale Formulare lassen sich in die Geofences einbinden – für eine lückenlose Dokumentation und Nachkalkulation.
