Die große Abrechnungs-Lücke: Wenn Auftraggeber und Auftragnehmer unterschiedliche Realitäten haben

In vielen Bau- und Handwerksprojekten entsteht Streit über Abrechnungen. Leistungen werden korrekt nach Stunden und Kilometern dokumentiert, doch auf der Gegenseite besteht häufig eine ganz andere Wahrnehmung des tatsächlichen Aufwands. Daraus entwickeln sich Diskussionen, die Zeit kosten und im schlimmsten Fall Geld.

Dieses Problem ist kein Einzelfall, sondern spiegelt den Alltag zahlreicher Branchen wider: Auftraggeber und Auftragnehmer bewegen sich bei der Abrechnung oft in unterschiedlichen Realitäten. Die Ursache liegt selten im bösen Willen, sondern im Fehlen objektiver Nachweise.

1. Das Problem: Zwei Wahrheiten bei der Abrechnung

Auftraggeber-Sicht: „Die Baustelle wirkte kleiner – fünf Stunden Arbeit erscheinen unrealistisch.“
Auftragnehmer-Sicht: „Die Mitarbeiter waren genau so lange vor Ort – die Nachweise liegen vor.“
Konflikte entstehen, weil häufig keine objektiven Belege existieren.

Bei nahezu jedem größeren Bauvorhaben Nachtragssachverhalte auf, die erhebliches Konfliktpotenzial bergen und nicht selten in langwierigen Auseinandersetzungen enden.

2. Die Folgen für beide Seiten

Auftragnehmer verlieren Einnahmen, wenn Leistungen nicht ausreichend belegt werden können.
Auftraggeber begleichen Rechnungen mit einem unguten Gefühl und stellen die Seriosität infrage.
Wiederkehrende Konflikte belasten langfristige Geschäftsbeziehungen.

Studien zeigen, dass rund 80 % der Bauprojekte verspätet fertiggestellt werden oder das Budget überschreiten. In etwa jedem dritten Projekt steigen die Kosten um mindestens 10 %, in jedem fünften sogar um 20 %.

Das Kernproblem liegt nicht in mangelnder Fairness, sondern im Fehlen transparenter Fakten.

3. Die Lösung: Transparenz durch digitale Nachweise

GPS-Tracking & Geofences: erfassen objektiv, wann Mitarbeiter, Fahrzeuge oder Maschinen auf der Baustelle waren.
Automatische Fahrten- und Stundendokumentation: verhindert Diskussionen über „gefühlte“ Zeiten.
Digitale Auswertungen: Auftraggeber und Auftragnehmer sehen dieselben Daten – Missverständnisse werden überflüssig.

Bitkom-Daten zeigen: Während Verwaltungsprozesse in deutschen Unternehmen weitgehend digitalisiert sind (z. B. CRM und ECM), besteht bei mobilen Prozessen wie Fuhrpark- und Baustellendokumentation noch erheblicher Nachholbedarf.

4. Best Practice: Streit vermeiden, Vertrauen stärken

In einem Bauprojekt kam es zu einem Rechtsstreit über angeblich überhöhte Abrechnungen. Der Auftraggeber zweifelte an den angegebenen Arbeitszeiten und Fahrten und verweigerte die vollständige Zahlung.

Das beauftragte Unternehmen konnte jedoch digitale Nachweise aus GPS-Tracking und Geofences vorlegen, die belegten, wann Mitarbeiter und Maschinen tatsächlich auf der Baustelle waren. Die Daten hielten vor Gericht stand – das Unternehmen bekam recht und erhielt die volle Vergütung.

Der Fall zeigt: Digitale Nachweise sind nicht nur ein Instrument für mehr Transparenz im Alltag, sondern auch eine sichere Grundlage bei Konflikten und gerichtlichen Auseinandersetzungen.

Fazit: Fairness braucht Fakten

Die „Abrechnungs-Lücke“ ist vor allem ein Kommunikationsproblem. Wer weiterhin auf Bauchgefühl und handschriftliche Listen setzt, riskiert unnötige Konflikte. Objektive Daten hingegen schaffen Transparenz, Fairness und Vertrauen.

Praxis-Tipp: Eine Analyse der vergangenen Projekte zeigt oft, dass Konflikte durch digitale Nachweise vermeidbar gewesen wären. Mit Lösungen wie geoCapture lassen sich Arbeitszeiten, Fahrten und Maschinenstunden automatisch dokumentieren und Projekten zuordnen.

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