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Automatizaciones con geoCapture
Casos de uso para Zapier, Power Automate & Co.
Las pequeñas tareas repetitivas suelen consumir una cantidad desproporcionada de tiempo: introducción duplicada de datos, falta de visibilidad de ausencias, documentos dispersos o encargos desestructurados.
Con Zapier, Power Automate o Make automatizamos sus procesos individuales. Así se crean flujos de trabajo más ágiles que simplifican notablemente la rutina diaria tanto en la obra como en la oficina.
Resumen diario de ausencias
Ya sea en la obra o en el taller, la planificación diaria suele depender de quién esté disponible. En lugar de tener que preguntar una y otra vez o revisar listas, cada mañana recibirá automáticamente un resumen de todas las ausencias directamente en Microsoft Teams o por correo electrónico. De este modo, los jefes de obra y los planificadores saben de inmediato con qué equipos pueden contar. Esto evita consultas innecesarias y garantiza que las tareas comiencen sin retrasos.
Solicitudes de ausencia a través de un formulario digital
Normalmente, los empleados pueden solicitar sus ausencias mediante la aplicación. Si no tienen acceso a la app, pueden hacerlo fácilmente a través de un formulario digital. La ausencia aparece de inmediato en el sistema y es visible directamente para la jefatura de obra. De esta manera, los equipos pueden planificarse con fiabilidad y la administración no tiene que gestionar solicitudes de forma retroactiva.
Registro automático de ausencias
La incorporación de nuevos empleados conlleva mucho trabajo administrativo. Los datos maestros, los derechos de vacaciones y las normas especiales deben registrarse correctamente en el portal. Con esta automatización, las ausencias, como las vacaciones colectivas, se crean automáticamente en el sistema. Esto evita malentendidos y descarga al departamento administrativo.
Sincronización de proyectos entre dos portales
Las grandes empresas suelen trabajar con varios portales de geoCapture al mismo tiempo. Normalmente, los proyectos tendrían que registrarse por duplicado y las modificaciones introducirse manualmente. Con la sincronización de proyectos, este esfuerzo desaparece por completo. Todos los proyectos se sincronizan automáticamente entre los portales y siempre permanecen actualizados. Esto significa menos trabajo administrativo, menos errores y una colaboración fluida entre la oficina y la obra.
Importación automática de proyectos desde el correo electrónico
Las listas de proyectos de clientes o arquitectos suelen llegar por correo electrónico a la bandeja de entrada y después deben introducirse manualmente en el sistema. Con un importador de proyectos, este proceso se realiza automáticamente. Los archivos adjuntos con listas de proyectos se detectan, se leen y se incorporan de inmediato en geoCapture. De este modo, todos los proyectos están disponibles al instante, se evitan errores de transferencia y los encargos pueden gestionarse sin retrasos.
Formulario para la creación de pedidos
Un nuevo pedido debe registrarse lo antes posible y de forma completa para que pueda integrarse directamente en la planificación. Con un formulario digital, toda la información importante se recoge correctamente desde el principio y se guarda automáticamente en el sistema. De este modo, ya no hay notas incompletas ni correos electrónicos perdidos. La empresa tiene la seguridad de que cada pedido está completamente documentado y puede ser gestionado de inmediato.
Importación directa de pedidos desde el correo electrónico
Los pedidos recibidos por correo electrónico suelen estar redactados de forma poco clara y los datos importantes se pierden fácilmente entre largos textos. Con esta solución, los correos entrantes con pedidos se analizan automáticamente. Los datos relevantes, como fechas o tareas, se reconocen automáticamente y se transfieren al sistema de forma estructurada. Esto agiliza la tramitación de pedidos y facilita notablemente la planificación en la obra.
Importar datos de empleados desde Microsoft Entra
Los datos de los empleados se gestionan en diferentes sistemas, desde el control horario hasta la nómina. Hacerlo manualmente supone trabajo duplicado y riesgo de errores. Esta automatización toma los datos maestros directamente de Microsoft Entra y los transfiere a geoCapture. De este modo, los datos se registran una sola vez y se mantienen actualizados en todos los sistemas sin esfuerzo adicional.
Formulario en línea para la planificación de cuadrillas
Con un formulario en línea se pueden registrar de forma estructurada las solicitudes de nuevas intervenciones y transferirlas directamente a la planificación de cuadrillas. Todos los datos están disponibles de inmediato en el sistema y pueden planificarse al instante. Para las empresas de construcción y oficios, esto significa una respuesta más rápida a las demandas, una planificación fiable y menos carga administrativa.
Recordatorio por correo electrónico de la caducidad de un documento
Ya se trate de certificados, documentación de formación o libros de control, muchos documentos tienen una fecha de caducidad. Si se pasa por alto, puede dar lugar a costes elevados e incluso a la paralización de la obra. La automatización garantiza que se envíe un correo electrónico de recordatorio a tiempo, antes de que el documento caduque. Esto da a las empresas el tiempo suficiente para cumplir los plazos y mantener en todo momento su plena operatividad.
Archivado automático de informes en OneDrive
Ya se trate del informe semanal de horas de proyecto o del resumen mensual de ausencias, lo importante es que los datos puedan utilizarse sin rodeos. Con el archivado automático en las carpetas adecuadas de OneDrive, siempre tendrá todos los informes al alcance en la nube. Así se evita mover archivos manualmente, los empleados pueden trabajar directamente con los datos y los informes dejan de ser una pila de papeles para convertirse en un verdadero valor añadido.
Control de accesos a los datos maestros
Esta automatización supervisa de forma continua la exactitud de los datos maestros y el estado de los derechos de acceso. Las incoherencias se detectan antes de que provoquen problemas. Para las empresas de construcción y oficios, esto significa una base de datos fiable, mayor seguridad en los accesos y un notable alivio para la administración.
