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Gestión digital de llaves
en la planificación de rutas

geoCapture y armarios de llaves ECOS Systems: operaciones seguras y sin contratiempos

En el sector del transporte y la planificación de rutas, es fundamental que los equipos tengan acceso rápido y seguro a vehículos, naves, terrenos o puntos de carga y descarga. ¿Cuántas veces se han producido retrasos porque faltaba la llave correcta? Gestionar la entrega, custodia y devolución de llaves suele ser una tarea complicada. Además, perder tiempo buscando llaves o tener que coordinar el intercambio de llaves entre conductores puede afectar seriamente a la eficiencia del servicio.

Los armarios de llaves digitales ofrecen una solución eficaz y segura. Con los armarios digitales se controla el acceso a las llaves y se registra su uso. De esta manera, cada conductor cuenta con las llaves necesarias para completar su ruta, garantizando el acceso a todas las instalaciones sin contratiempos.

El desafío de la gestión de llaves

Especialmente en los sectores de servicios de invierno, mantenimiento de zonas verdes y gestión de instalaciones, los equipos de trabajo necesitan acceso constante a edificios y terrenos para llevar a cabo sus tareas. La gestión de llaves físicas —incluyendo su custodia, reparto y devolución— puede convertirse en un verdadero desafío logístico.

La pérdida o ausencia de llaves no solo provoca retrasos y costes adicionales, sino que también puede generar problemas de seguridad. En el peor de los casos, la pérdida de llaves puede requerir el cambio completo de un sistema de cerraduras, lo que supone un gasto considerable y una gran pérdida de tiempo.

La solución: armarios de llaves digitales

Los armarios digitales de llaves, como los que ofrece ECOS Systems, ofrecen una solución fiable. Los armarios controlan el acceso a las llaves y registran su uso.

La planificación de rutas de geoCapture ofrece una integración totalmente automatizada con los armarios de llaves ECOS Systems. Esto garantiza que todos los conductores cuenten con las llaves necesarias para ejecutar su ruta sin imprevistos. Se acabaron los retrasos en destino por llaves que faltan o el elevado coste que supone sustituir sistemas completos de cerraduras. Los armarios digitales no solo controlan el acceso a las llaves, sino que además registran cada uso de forma detallada, aportando trazabilidad y seguridad en todo momento.

Sus beneficios con la gestión digital de llaves:

Planificación de rutas eficiente: la integración facilita la planificación de rutas y garantiza que todas las llaves necesarias estén disponibles.

Ahorro de tiempo y costes: los empleados pueden completar las tareas más rápidamente, ya que tienen siempre las llaves necesarias disponibles.

Reducción de errores: el sistema avisa cuando falta alguna llave o cuando la llave está colocada incorrectamente y envía un aviso con antelación, evitando así posibles problemas durante el servicio.

Verificación automatizada de la devolución de llaves: La comprobación automática de la devolución de llaves minimiza el riesgo de pérdida de llaves.

Mayor seguridad: el acceso a las llaves está completamente controlado y cada uso queda registrado, aportando la máxima transparencia.

Integración sin fisuras: la conexión entre geoCapture y los armarios de llaves de ECOS Systems permite un flujo de trabajo continuo, seguro y altamente eficiente.

Lo que dicen nuestros clientes:

John-Paul Müller, Jefe de proyecto de Quathamer GmbH

“Nuestro armario digital de llaves ahora está totalmente integrado con la planificación de rutas de geoCapture. Esto nos permite saber exactamente qué conductor necesita qué llave para cada destino. ¡Ya no hay desorden ni caos con las llaves! Todo funciona sin problemas y además nos ahorra tiempo y quebraderos de cabeza. Para nosotros, el armario de llaves digital ha supuesto un auténtico punto de inflexión”.

John-Paul Müller, Quathamer GmbH, empresa de jardinería y paisajismo.

Así funciona la gestión digital de llaves con geoCapture:

Gestión de datos maestros

geoCapture tiene acceso a todas las lleves registradas en el armario digital. En la gestión de instalaciones, estas llaves se asignan una sola vez a cada propiedad o instalación correspondiente.

Planificación de rutas

El sistema de planificación de rutas organiza automáticamente los recorridos que ha de realizar cada equipo. geoCapture transmite al armario de llaves de ECOS Systems la lista de llaves necesarias para cada encargo, asignado su recogida al jefe del equipo correspondiente.

Retirada de llaves

Los jefes de equipo se identifican mediante RFID en el armario de llaves y extraen las llaves con la ayuda de señales luminosas. Según el modelo del armario, las llaves no autorizadas permanecen bloqueadas.

Detección de errores

Una vez iniciada la ruta a través de la aplicación de geoCapture, esta comprueba que se han retirado las llaves correctas. En caso de error o incidencia, se emite una alerta inmediata.

Intervención en el lugar

La app de geoCapture muestra al empleado, de un solo vistazo, qué llaves necesita para cada trabajo. Como solo lleva consigo las llaves necesarias, ahorra el tiempo de búsqueda de la llave correcta.

Devolución de llaves

Una vez finalizada la ruta, el empleado devuelve las llaves al armario. geoCapture verifica si todas las llaves están presentes. En caso de que falte alguna, tanto el conductor como el responsable de planificación reciben una notificación.

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