Flexible y rápido, intuitivo y autoexplicativo
Leto-Tore gestiona sus órdenes de servicio con la planificación de rutas de geoCapture
Cercanía al cliente, soluciones personalizadas y calidad en el servicio: eso es lo que representa Leto Tore GmbH. Desde hace más de 30 años, esta empresa de mediano tamaño de Ahaus, en el estado de Westmünsterland (Alemania), está especializada en puertas de todo tipo: puertas industriales, puertas cortafuegos, puertas de garaje, etc. Todo lo que puede abrirse y cerrarse con seguridad (incluso lo suficientemente grande para que pase un camión), Leto lo fabrica e instala con un equipo de 20 personas para clientes particulares y empresas.
La construcción y la instalación son una cosa. Pero hay otros servicios de la empresa que cada vez son más demandados: mantenimiento, reparaciones, inspecciones periódicas exigidas por las normativas de prevención de accidentes de las mutuas laborales alemanas (inspecciones UVV)... Esto se refleja en el creciente número de pedidos.
Para garantizar procesos fluidos y eficientes, Leto Tore GmbH confía en las soluciones de geoCapture.
Fiabilidad gracias a la planificación de rutas
La eficiencia de geoCapture comienza en la fase de planificación. La zona de actuación de la empresa se extiende hasta Ostwestfalen, el norte de Renania y la región del Ruhr. “Antes buscábamos manualmente las direcciones de los clientes, mirábamos en el planificador de rutas online y salíamos”, recuerda Andreas Schaten, responsable del área de servicio en Leto. Una planificación de rutas completamente manual: todo menos eficiente.
Ahora, geoCapture se encarga de esa tarea y ahorra tiempo por partida doble: tanto en la planificación dentro de la empresa como en el trabajo diario de los equipos de servicio. Y eso se traduce en una mayor satisfacción del cliente. Schaten lo explica así: “Gracias a la planificación de rutas y a nuestra experiencia con los tiempos de mantenimiento, podemos ofrecer al cliente una franja horaria fiable. Y si entra un encargo urgente de reparación, podemos ver qué equipo está cerca y tiene disponibilidad y cuándo puede estar en las instalaciones del cliente”. Cada vehículo está equipado con un módulo GPS, que proporciona al centro de control una visión de conjunto.
Formularios digitales en lugar de en papel
Una visión clara también para los técnicos sobre el terreno. Los técnicos de servicio que trabajan directamente en las instalaciones del cliente también disponen de una visión completa gracias a geoCapture. Cada uno cuenta con una tableta configurada por geoCapture. Gracias a una importación de datos a medida, ya en el momento de la recepción del pedido se cargan automáticamente en la app de geoCapture los albaranes generados desde el software de gestión comercial (Topkontor).
De este modo, el técnico tiene siempre a mano la información esencial: ¿Qué tipo de puerta se ha instalado? ¿Qué piezas se necesitan? ¿Cómo es el esquema eléctrico? ¿Quién es la persona de contacto?
Las intervenciones también se documentan directamente desde la tableta. “Cada tipo de encargo es distinto, y también lo es la forma de documentarlo: una reparación no se registra igual que una inspección UVV. Antes nuestros técnicos tenían que rebuscar entre montones de papeles. Ahora, para cada tipo de servicio, tienen en la tableta los formularios adecuados, que geoCapture ha desarrollado para nosotros y que, si hace falta, podemos adaptar fácilmente. Están formulados con tanta precisión que el técnico solo tiene que marcar la opción correspondiente. Eso ahorra tiempo y, sobre el terreno, resulta mucho más práctico”, explica Andreas Schaten.
La app es intuitiva y fácil de usar. Y si en algún momento surge un problema, geoCapture proporciona una solución rápidamente. "El servicio de asistencia es realmente excelente", afirma Andreas Schaten.
Eficacia y ahorro de tiempo gracias a geoCapture
El cliente firma el parte de trabajo o el informe de inspección UVV directamente en la tableta, lo recibe al instante por correo electrónico y, al mismo tiempo, el informe queda registrado en la administración de Leto. Con eso, el encargo queda completamente finalizado… o casi. Porque al final de cada servicio viene la factura y, más adelante, el pago. Y también ese paso puede resultar muy eficiente gracias a geoCapture.
"Recuerdo a un cliente", dice Jürgen Öllerich, del departamento de contabilidad de Leto, "que probablemente quería tener la mesa vacía antes de Navidad, igual que yo. Nuestro instalador llegó el día antes de Nochebuena e inmediatamente tuve su informe de trabajo en mi ordenador. Como me venía bien, terminé la factura y se la envié al cliente por correo electrónico 15 minutos después. La pagó el mismo día".
Conclusión: geoCapture ofrece una gran eficiencia y ahorro de tiempo en la planificación y ejecución de órdenes de servicio en Leto GmbH. La importación de los albaranes del sistema ERP a la aplicación geoCapture proporciona la información necesaria para la gestión del pedido. Los empleados también completan la documentación en la app de geoCapture desde la tableta, de forma eficiente y ahorrando tiempo, ya que los informes se adaptan a los diferentes tipos de pedidos.
