+48 61 102 32 10
info@geocapture.pl
Automatyzacje z geoCapture
Przykłady zastosowań dla Zapier, Power Automate & Co.
Małe, powtarzalne zadania często pochłaniają nieproporcjonalnie dużo czasu: podwójne wprowadzanie danych, brak przejrzystości w urlopach, rozproszone dokumenty czy niestrukturyzowane zlecenia.
Dzięki Zapier, Power Automate lub Make automatyzujemy Państwa indywidualne procesy. Powstają w ten sposób uproszczone procedury, które wyraźnie ułatwiają codzienną pracę na budowie i w biurze.
Codzienny przegląd nieobecności
Niezależnie od tego, czy na budowie, czy w warsztacie – plan dnia często zależy od tego, kto jest dostępny. Zamiast uciążliwego dopytywania czy przeszukiwania list, każdego ranka automatycznie otrzymują Państwo zestawienie wszystkich nieobecności bezpośrednio w Microsoft Teams lub e-mailem. Dzięki temu kierownicy budowy i dyspozytorzy od razu wiedzą, z jakimi zespołami mogą planować. To oszczędza dodatkowe pytania i zapewnia, że prace mogą rozpocząć się bez opóźnień.
Wnioski o nieobecność przez formularz cyfrowy
Zazwyczaj pracownicy mogą składać wnioski o nieobecność za pomocą aplikacji. Jeśli pracownicy nie mają dostępu do aplikacji, mogą to zrobić w prosty sposób poprzez formularz cyfrowy. Nieobecność pojawia się natychmiast w systemie i jest od razu widoczna dla kierownictwa budowy. Dzięki temu zespoły mogą być wiarygodnie zaplanowane, a administracja nie musi później ręcznie uzupełniać wniosków.
Automatyczne wprowadzanie nieobecności
Nowi pracownicy wiążą się z dużą ilością pracy administracyjnej. Dane podstawowe, prawa do urlopu i szczególne regulacje muszą być poprawnie zapisane w portalu. Dzięki tej automatyzacji nieobecności, takie jak urlop zakładowy, są automatycznie wprowadzane do systemu. To zapobiega nieporozumieniom i odciąża administrację.
Synchronizacja projektów między dwoma portalami
Duże przedsiębiorstwa często pracują równocześnie na kilku portalach geoCapture. Normalnie projekty musiałyby być wprowadzane podwójnie, a zmiany nanoszone ręcznie. Dzięki synchronizacji projektów ten wysiłek całkowicie znika. Wszystkie projekty są automatycznie synchronizowane między portalami i zawsze pozostają aktualne. To oznacza mniej pracy biurowej, mniej błędów i płynną współpracę między biurem a placem budowy.
Automatyczny import projektów z e-maila
Listy projektów od zleceniodawców lub architektów zazwyczaj trafiają mailem do skrzynki odbiorczej i muszą być następnie ręcznie wprowadzane do systemu. Dzięki importerowi projektów odbywa się to automatycznie. Załączniki z listami projektów są rozpoznawane, wczytywane i natychmiast przenoszone do geoCapture. Dzięki temu wszystkie projekty są od razu dostępne, błędy przy przenoszeniu danych zostają wyeliminowane, a zlecenia mogą być realizowane bez opóźnień.
Formularz do tworzenia zleceń
Nowe zlecenie powinno być możliwie szybko i w pełni zarejestrowane, aby mogło bez przeszkód trafić do planowania. Dzięki formularzowi cyfrowemu wszystkie ważne informacje są od razu poprawnie zebrane i automatycznie zapisane w systemie. Dzięki temu nie ma niekompletnych kartek ani zaginionych e-maili. Firma ma pewność, że każde zlecenie jest w pełni udokumentowane i może być natychmiast realizowane.
Bezpośredni import zleceń z e-maila
Zlecenia przesyłane mailem są często nieprzejrzyście sformułowane, a ważne informacje łatwo gubią się w długich tekstach. Dzięki temu rozwiązaniu przychodzące wiadomości e-mail ze zleceniami są automatycznie analizowane. Istotne dane, takie jak terminy czy zadania, są automatycznie rozpoznawane i w sposób uporządkowany przenoszone do systemu. To przyspiesza realizację zleceń i znacząco ułatwia planowanie na budowie.
Import danych pracowników z Microsoft Entra
Dane pracowników są utrzymywane w różnych systemach – od ewidencji czasu pracy po księgowość płacową. Ręczne wykonywanie tych czynności oznacza podwójną pracę i ryzyko błędnych informacji. Ta automatyzacja pobiera dane podstawowe bezpośrednio z Microsoft Entra i przenosi je do geoCapture. Dzięki temu dane są wprowadzane tylko raz i bez dodatkowego wysiłku pozostają aktualne we wszystkich systemach.
Formularz online do planowania brygad budowlanych
Dzięki formularzowi online można uporządkowanie rejestrować zgłoszenia dotyczące nowych zadań i bezpośrednio przenosić je do planowania brygad budowlanych. Wszystkie dane są natychmiast dostępne w systemie i mogą być od razu zaplanowane. Dla firm budowlanych i rzemieślniczych oznacza to szybszą reakcję na potrzeby, niezawodne planowanie i mniej pracy organizacyjnej.
Przypomnienie e-mail o wygaśnięciu dokumentu
Niezależnie od tego, czy chodzi o certyfikaty, dokumentację szkoleniową czy książki kontroli - wiele dokumentów ma datę ważności. Jeśli zostanie to przeoczone, może to prowadzić do wysokich kosztów, a nawet wstrzymania budowy. Automatyzacja zapewnia, że wiadomość e-mail zostanie wysłana na czas, zanim dokument straci ważność. Daje to firmom wystarczająco dużo czasu na dotrzymanie terminów i zachowanie pełnej operacyjności przez cały czas.
Automatyczne zapisywanie raportów w OneDrive
Niezależnie od tego, czy chodzi o cotygodniowy raport czasu projektów, czy miesięczne zestawienie nieobecności – kluczowe jest, aby dane były dostępne bez zbędnych kroków. Dzięki automatycznemu zapisywaniu w odpowiednich folderach OneDrive wszystkie raporty są zawsze pod ręką w chmurze. To eliminuje konieczność ręcznego przenoszenia plików, pracownicy mogą od razu pracować na danych, a raporty stają się realną wartością zamiast sterty papierów.
Kontrola dostępu do danych podstawowych
Ta automatyzacja nieustannie monitoruje poprawność danych podstawowych oraz status uprawnień dostępowych. Niespójności są wykrywane, zanim doprowadzą do problemów. Dla firm budowlanych i rzemieślniczych oznacza to niezawodną bazę danych, większe bezpieczeństwo dostępu i znaczną ulgę dla administracji.
