+31 314 74 37 50
info@geocapture.nl
Automatiseringen met geoCapture
Use cases voor Zapier, Power Automate & Co.
Kleine, terugkerende taken kosten vaak onevenredig veel tijd: dubbele gegevensinvoer, ontbrekend overzicht van afwezigheden, verspreide documenten of ongestructureerde opdrachten.
Met Zapier, Power Automate of Make automatiseren wij uw individuele processen. Zo ontstaan slanke werkstromen die het dagelijkse werk op de bouwplaats en op kantoor merkbaar vereenvoudigen.
Dagelijks overzicht van afwezigheden
Of het nu op de bouwplaats of in de werkplaats is – de dagplanning hangt vaak af van wie beschikbaar is. In plaats van moeizaam navragen of lijsten doorzoeken, ontvangt u nu elke ochtend automatisch een overzicht van alle afwezigheden direct in Microsoft Teams of per e-mail. Zo weten uitvoerders en planners meteen met welke teams ze kunnen plannen. Dat bespaart navragen en zorgt ervoor dat inzetten zonder vertraging kunnen starten.
Verlofaanvragen via digitaal formulier
Normaal gesproken kunnen medewerkers verlof via de app aanvragen. Hebben zij geen toegang tot de app, dan kunnen ze hun afwezigheid eenvoudig via een digitaal formulier indienen. De afwezigheid verschijnt direct in het systeem en is meteen zichtbaar voor de uitvoerder. Zo kunnen teams betrouwbaar worden ingepland en hoeft de administratie geen aanvragen achteraf te verwerken.
Automatische registratie van afwezigheden
Nieuwe medewerkers brengen vaak veel administratief werk met zich mee. Stamgegevens, verlofrechten en bijzondere regelingen moeten netjes in het portaal worden vastgelegd. Met deze automatisering worden afwezigheden zoals collectief verlof automatisch in het systeem geregistreerd. Dat voorkomt misverstanden en ontlast de administratie.
Projectsynchronisatie tussen twee portalen
Grote bedrijven werken vaak met meerdere geoCapture-portalen tegelijk. Normaal gesproken zouden projecten daarbij dubbel moeten worden ingevoerd en wijzigingen handmatig bijgewerkt. Met de projectsynchronisatie vervalt dit werk volledig. Alle projecten worden automatisch tussen de portalen gesynchroniseerd en blijven altijd actueel. Dat zorgt voor minder administratief werk, minder fouten en een soepele samenwerking tussen kantoor en bouwplaats.
Automatische projectimport uit e-mail
Projectlijsten van opdrachtgevers of architecten komen meestal per e-mail binnen en moeten vervolgens handmatig in het systeem worden ingevoerd. Met een projectimporter gebeurt dit automatisch. Bijlagen met projectlijsten worden herkend, ingelezen en direct in geoCapture overgenomen. Zo zijn alle projecten meteen beschikbaar, worden overdrachtsfouten voorkomen en kunnen opdrachten zonder vertraging worden verwerkt.
Formulier voor het aanmaken van opdrachten
Een nieuwe opdracht moet zo snel mogelijk volledig worden vastgelegd, zodat deze direct in de planning kan worden opgenomen. Met een digitaal formulier worden alle belangrijke informatie meteen correct vastgelegd en automatisch in het systeem opgeslagen. Zo zijn er geen onvolledige briefjes en geen verloren e-mails meer. Het bedrijf heeft de zekerheid dat elke opdracht volledig gedocumenteerd is en direct kan worden verwerkt.
Directe opdrachtimport uit e-mail
Opdrachten per e-mail zijn vaak onoverzichtelijk geformuleerd en belangrijke gegevens raken gemakkelijk verborgen in lange teksten. Met deze oplossing worden binnenkomende opdrachtmails automatisch geanalyseerd. Relevante gegevens zoals data of werkzaamheden worden automatisch herkend en gestructureerd in het systeem overgenomen. Dat versnelt de orderverwerking en maakt de planning op de bouwplaats aanzienlijk eenvoudiger.
Medewerkersstamgegevens uit Microsoft Entra importeren
Medewerkersgegevens worden in verschillende systemen bijgehouden, van tijdregistratie tot loonadministratie. Wie dit handmatig doet, werkt dubbel en loopt het risico op foutieve gegevens. Deze automatisering neemt stamgegevens direct uit Microsoft Entra over en zet ze door naar geoCapture. Zo worden de gegevens één keer vastgelegd en zijn ze zonder extra inspanning overal actueel.
Onlineformulier voor ploegplanning
Met een onlineformulier kunnen aanvragen voor nieuwe inzetten gestructureerd worden vastgelegd en rechtstreeks in de ploegplanning worden overgenomen. Alle gegevens zijn direct in het systeem beschikbaar en kunnen meteen ingepland worden. Voor bouw- en installatiebedrijven betekent dit een snellere reactie op aanvragen, een betrouwbare planning en minder organisatorische inspanning.
Herinneringsmail bij het verlopen van documenten
Of het nu om certificaten, opleidingsbewijzen of keuringsboeken gaat – veel documenten hebben een vervaldatum. Wordt dat over het hoofd gezien, dan kan dat hoge kosten of zelfs een bouwstop tot gevolg hebben. Deze automatisering zorgt ervoor dat tijdig een e-mail wordt verzonden voordat een document zijn geldigheid verliest. Bedrijven hebben zo voldoende tijd om termijnen na te leven en blijven te allen tijde handelingsbekwaam.
Automatische opslag van rapportages in OneDrive
Of het nu gaat om de wekelijkse rapportage van projecturen of het maandelijkse overzicht van afwezigheden – doorslaggevend is dat de gegevens zonder omwegen kunnen worden gebruikt. Met de automatische opslag in de juiste OneDrive-mappen hebt u alle rapportages altijd direct beschikbaar in de cloud. Zo bespaart u het handmatig verplaatsen van bestanden, kunnen uw medewerkers meteen met de gegevens werken en worden rapportages van papierwerk tot echte meerwaarde.
Controle van stamgegevens en toegangsrechten
Deze automatisering controleert continu de juistheid van stamgegevens en de status van toegangsrechten. Afwijkingen worden herkend voordat ze tot problemen leiden. Voor bouw- en installatiebedrijven betekent dit een betrouwbare databasis, meer veiligheid bij toegangen en een duidelijke verlichting van de administratie.
