Mobile Zeiterfassung per GPS
Zeiterfassung

ARBEITSZEITEN mit geocapture MOBIL ERFASSEN

Zeiterfassung per GPS-Ortung - auch baustellenbezogen

Mit der mobilen GPS-Zeiterfassung von geoCapture wird das Erfassen von Arbeitszeiten zum Selbstläufer: Oft erfassen Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern deren Arbeitszeiten über Stundenzettel. Das ist aufwendig und ungenau. GeoCapture löst dieses Problem über GPS-Sender in den Fahrzeugen und Transponder für die Mitarbeiter.

Das ewige Thema Stundenbücher

Mobile Mitarbeiter vor Ort notieren ihre Arbeitszeiten in Stundenbüchern oder auf Stundenzetteln. Oft wird dies aber vergessen oder erst Tage später aufgeschrieben. Die ermittelten Zeiten sind somit ungenau und nicht verlässlich. Häufig gehen Zettel verloren oder erreichen die Lohnbuchhaltung viel zu spät. Teilweise sorgen verlorene Aufzeichnungen dafür, dass die Lohnabrechnung nicht pünktlich fertig wird. Auch das Abtippen der oftmals schlecht lesbaren Aufzeichnungen ist sehr aufwendig und fehleranfällig.

geoCapture hat die Lösung

Wir bieten Ihnen unsere mobile Zeiterfassung mittels GPS-Ortung an. 90% unserer Kunden nutzen nicht nur die Ortung, sondern zusätzlich die mobile Zeiterfassung. Preislich kaum ein Unterschied, aber für Sie und Ihre Mitarbeiter eine riesige Arbeitserleichterung.

Dazu werden GPS-Sender in jedes Ihrer Fahrzeuge eingebaut, wodurch alle Daten, wie Position, Arbeitszeiten, Fahrzeiten, Kilometer und vieles mehr an die Zentrale übermittelt werden.

Mit der GPS-Ortung von geoCapture wird die mobile Zeiterfassung spielend leicht. Und das Beste: Sie müssen sich nicht zwischen verschiedenen Funktionen entscheiden, denn wir bieten Ihnen ein vollständiges Ortungssystem für all Ihre Fahrzeuge und das ohne zusätzliche Kosten. So unterstützen unsere GPS-Sender unter anderem die Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Lenkzeiten und des Reifendrucks, zusätzlich bieten diese auch eine Wegfahrsperre, eine Fahrererkennung und vieles mehr.

Weitere Informationen zu den einzelnen Features erhalten Sie unter der Rubrik Funktionen und unter GPS-Sender im Vergleich.

Alle wichtigen Funktionen zur Zeiterfassung:

  • genaue Stempelzeiten mit Adresse
  • Fehlzeitenkalender
  • Arbeitszeitkonten
  • Urlaubskonten
  • Digitale Anträge (Freizeit, Zulagen, Stempeln)
  • Lohnarten
  • Monatsabschluss
  • Zeitmodelle
  • Fahrzeiten & Rüstzeiten
  • Spesen/Auslöse/Zulagen automatisch ermitteln
  • digitaler Urlaubsantrag
  • Kolonnenstempeln
  • Baustellenzeiten
  • Rundungszeiten
  • automatischer Pausenabzug
  • einfache Nachbearbeitung
  • verschiedene Auswertungen als PDF oder CSV-Datei
  • zahlreiche Schnittstellen

Mobile Zeiterfassung: Robust, einfach und fair mit Ortungssystemen von geoCapture

Die GPS-Sender übermitteln die aktuelle Fahrzeugposition in Echtzeit an die Server von geoCapture. Daran angeschlossen wird ein Lesemodul zur mobilen Zeiterfassung.

Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Transponder (RFID oder iButton), den er an das Lesemodul hält – es erfolgt ein kurzes akustisches Signal und damit ist die Stempelung erfolgt.

Der GPS-Sender übermittelt die Stempeldaten (GPS-Position, Mitarbeiter, Uhrzeit) über das Mobilfunknetz an geoCapture. Da geoCapture weiß, wo sich Ihre Baustellen befinden, wird sofort die richtige Baustelle zugeordnet. Somit ist projektbezogenes Stempeln möglich, genauso wie das Erfassen der Pausenzeiten oder automatischer Pausen- und Fahrzeitenabzug. Die Zeiten werden minutengenau erfasst, können aber auf Wunsch individuell gerundet werden, zum Beispiel auf Viertelstundentakt.

Auch im Rahmen der Zeiterfassung bieten wir Speziallösungen. So können über spezielle Schalter auch unterschiedliche Tätigkeiten gestempelt werden. Die so erfassten Daten werden dann durch eine Zeiterfassungssoftware für die Lohnbuchhaltung aufbereitet. Das alles geschieht in Echtzeit – robust, einfach und fair.

Mobile Zeiterfassung mit geoCapture

  • automatisch geführtes Stundenbuch
  • einfache Bedienung
  • sekundengenau
  • exakte und faire Stundenabrechnung
  • großes Einsparpotential durch Reduzierung von Überstunden und Verwaltungskosten
  • exakte Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Verteilung der Lohnkosten auf Projekte/Baustellen
  • vielseitige Auswertung
  • robust und einfach
  • Schnittstellen zu Lohnabrechnung
  • Datenspeicherung auch ohne Mobilfunknetz
  • Zeiterfassung über Smartphone-App einsehbar
  • automatische Zuordnung von Projekt/Baustelle dank GPS-Ortung
  • Variable Hardware: GPS-Sender im KFZ, Wandterminals (LAN, WLAN, GPRS), Smartphone App

Zulagen, Spesen, Überstunden

Jedes Unternehmen lebt eigene Regeln, wenn es um die Vergütung von Spesen, Zulagen oder Überstunden geht. GeoCapture bietet ein sehr flexibles System für die Berechnung dieser Lohnarten - natürlich vollautomatisch.

Urlaubsanträge per Smartphone

Wenn Sie möchten, können Ihre Mitarbeiter Anträge per App stellen. Dies gilt nicht nur für Urlaubsanträge, sondern auch für Stundenabbau, Zulagen oder das Nachtragen von Stempelzeiten. Natürlich erfolgt die Genehmigung ebenfalls digital.

Kolonnen

In vielen Unternehmen sind die Mitarbeiter in Kolonnen unterwegs. Der Vorarbeiter kann per App für die komplette Kolonne stempeln und Anträge stellen. Ein Click und alles ist erfasst.  

Berechnung von Fahrzeiten

Die Fahrzeiten werden anhand der Fahrzeugdaten automatisch berechnet und je nach Anforderung berücksichtigt. Anhand von Fahrtenregeln wird genau festgelegt, welche Fahrten dem Fahrer und Beifahrer bezahlt werden sollen und welche nicht. Die Fahrzeiten werden dann der Arbeitszeit hinzugefügt oder davon abgezogen.

Unterschieden wird auch zwischen Anfahrt, Abfahrt und Fahrzeiten zwischen Baustellen. Die bezahlten Fahrzeiten werden direkt der Baustelle/Projekt zugeordnet. 

Die Fahr- und Arbeitszeiten können pro Baustelle oder pro Mitarbeiter ausgewertet werden. 

Zeiterfassung per SmartPhone

Wenn immer die RFID-Technik im Fahrzeug nicht ausreichend ist, weil z.B. Tätigkeiten gestempelt werden müssen, kommt unsere mobile App für das Smartphone zum Einsatz. 

Auch Stundenzettel, Urlaubs- und Stundenkonto können per App eingesehen werden. 

Mit der App stellen Mitarbeiter Anträge auf Urlaub, Stundenabbau, Sondervergütung oder Stempelzeiten einfach mobil. Eine echte Arbeitserleichterung für alle. 

Hier gibt es mehr Informationen zur App von geoCapture.

Ihre Vorteile mit GPS-Ortung:

  • Wegfall von Stundenzetteln oder Stundenbüchern
  • exakte Zeiten ohne „Rundungsfehler“
  • Berechnung von Spesen und Zulagen 
  • automatische Erfassung der Daten in Echtzeit
  • nicht manipulierbar
  • erfüllt die Anforderungen des EuGH-Urteils von 2019
  • automatische Baustellenzuordnung über GPS-Position
  • erheblich weniger Verwaltungsaufwand
  • besserer Überblick über Einsatzorte und Fehlzeiten
  • einfache Bedienung
  • robuste Technik
  • keine Vertragslaufzeiten
  • auch für kleine Unternehmen geeignet

DATEV Schnittstelle

DATEV Software wird von vielen Steuerberatern und Kunden zur Erstellung von Lohnabrechnungen genutzt. Auch die Kostenrechnung kommt in vielen Unternehmen zum Einsatz.

GeoCapture bietet Schnittstellen zu DATEV, damit Lohnstunden, Maschinenstunden oder KFZ-Kilometer nicht manuell erfasst werden müssen. Eine echte Erleichterung und Entlastung Ihrer Buchhaltung.

GeoCapture bietet Schnittstellen zu allen wichtigen Funktionen:

  • DATEV Lohn- und Gehalt
  • DATEV LODAS (Standard)
  • DATEV LODAS (Kalendarium)
  • DATEV innerbetriebliche Leistungen (IBL)

Schnittstellen

Neben Datev bieten wir Ihnen natürlich viele weitere komfortable Schnittstellen, mit denen Sie die Arbeitszeiten in Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder Branchensoftware importieren.

Hier finden Sie eine Aufstellung unserer Schnittstellen.

Wir liefern Ihnen auch das notwendige Zubehör. So können Sie zum Beispiel über den geoCapture RFID-Reader die Mitarbeiterschlüssel ganz einfach am PC einlesen.

Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne an uns - Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!