Auf einer Baustelle unterschreibt ein Mann auf einem Tablet ein digitales Bautagebuch
Digitale formulieren

Digitaal formulierwerk

Beeindig ´t losse-papiertjes syteem

Bedrijven hebben een groot aantal formulieren voor de meest uiteenlopende toepassingen. Bouwdagboeken, operationele rapporten, schaderapporten, vertrekcontroles en afleverbonnen zijn slechts enkele voorbeelden. Maak een einde aan de papierwirwar en digitaliseer uw formulieren. Met digitale formulieren kunt u sneller facturen schrijven, beter documenteren en meer tijd overhouden voor uw bedrijf.

Formulieren d.m.v. de APP invullen.

Uw formulieren worden handig ingevuld via de app. Of het nu op de smartphone, tablet, Apple of Android-toestel is. Veel gegevens worden automatisch vastgelegd. Projecten, weer, personeelinzet en machinegebruik worden bekeken door het systeem. U heeft uw formulieren altijd bij de hand. Eenvoudiger of flexibeler bestaat er niet!

Bouwstenen voor de formulieren

Het geoCapture-team stelt uw formulieren samen op basis van uw ideeën en vereisten. Met het eenvoudige modulaire systeem en een groot aantal handige modules kunnen de documenten eenvoudig individueel worden samengesteld. U ontvangt op elk gebied het passende formulier.

foto's
Foto's eenvoudig via app

GPS-positie
Waar is het ingevuld?

Bestandsbijlagen (pdf, foto's, etc.)
Variabele documenten voor het formulier

Projecten / adressen
Automatisch via gps

sjabloon
Hergebruik formuliermodules

Layout-elementen 
Tabellen, secties, afbeeldingen

Personeel / tijden
Direct vanuit de tijdregistratie

Handtekeningen
Meld u aan op het mobiele toestel

Selectielijsten
Snelle invoer via keuzelijst met invoervak 

Weer
Automatische weergegevens via GPS

Invoervelden
Voer gewoon tekst en cijfers in

Machines / bediening Uren
Via gps-zender

Datum- / tijdvelden
Datum, tijden en periodes

teller
Ja of nee

Streepjescodescanner
Eenvoudig scannen via de app

Project- en ordergerelateerde formulieren

Formulieren worden automatisch via GPS aan een project of bestelling toegewezen.

Veel gegevens worden al door het systeem ingevuld: bestelgegevens, adressen, weer, personeelsinzet, werktijden, machinetijden of inzet van tools. Er kunnen natuurlijk ook foto's gemaakt worden.

Alle gegevens worden centraal opgeslagen voor het project of de bestelling en zijn direct opvraagbaar - ideaal voor bouwplaatsverslagen, dagverslagen, prestatierecords of bouwdagboeken.

Digitalisiering van de Workflow

Workflows worden digitaal met geoCapture! Met de formulieren worden informatiestromen gedigitaliseerd en versneld. Formulieren worden digitaal doorgestuurd naar de verantwoordelijke personen. Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd aan één proces werken. Niets gaat meer verloren en niets blijft onbewerkt. Geen dubbele gegevensinvoer meer. Bent U het zat om de hele tijd achter papieren aan te gaan? Er ontbreekt steeds maar weer iets? Maak een einde aan de papierwirwar. Ga digitaal!

Formulieren als PDF

Ingevulde formulieren worden duidelijk weergegeven of uitgevoerd als pdf. Op deze manier kunnen formulieren eenvoudig in het voertuig worden verzonden, weergegeven of zelfs afgedrukt. Modules in de vorm (handtekeningen, foto's, weer, etc.) worden op een grafisch aantrekkelijke manier opgemaakt. Wij gebruiken uw logo zodat uw huisstijl behouden blijft.

Voorbeeldformulieren kunnen direct worden gebruikt

Onze sjablonen voor een breed scala aan gebieden kunnen eenvoudig en snel worden aangepast aan uw behoeften. Het gebruik van de app is eenvoudig en intuïtief. Uw medewerkers hebben maar een kleine inwijzing nodig. Hierdoor is het systeem erg snel en gemakkelijk in gebruik.

Hier zijn enkele toepassingsvoorbeelden:

Bouwdagboek

Het bouwdagboek registreert alle informatie die relevant is voor de bouwlocatie. Wie heeft er voor hoe lang gewerkt, welke machines en materialen zijn er gebruikt, welke werkzaamheden zijn verricht, hoe was het weer en nog veel meer. Het digitale bouwdagboek maakt uw dagelijkse werkzaamheden op de bouwplaats veel gemakkelijker en u heeft meer tijd voor het echt belangrijke werk.

Hier leest u meer over het digitale bouwdagboek. 

Afleverbonnen digitaal ondertekenen

Afleverbonnen gaan vaak verloren of worden niet afgetekend. Facturatie duurt vaak te lang omdat er geen papieren zijn. Met geoCapture digitaliseert u uw afleverbonnen. De klant ondertekent de afleverbon ter plaatse via de app en stuurt deze direct naar de factuurafdeling. De klant ontvangt een kopie van de ondertekende leveringsbon per e-mail. De factuur kan ook worden geschreven terwijl de medewerker nog onderweg is.

Hier leest u meer over de digitale afleverbonnen.

 

Vertrekcontrole t.b.v. vrachtwagens

De chauffeur heeft de verantwoordelijkheid om voor vertrek te controleren of alles naar behoren functioneert.  Veel te vaak wordt deze controle niet uitgevoerd of niet geregistreerd. Als er dan een ongeval plaatsvindt, zijn ook de dispatcher en de ondernemer betrokken. Met geoCapture verloopt de vertrekcontrole via app. De controles worden gedocumenteerd en opgeslagen. Defecten kunnen direct gemeld worden bij de expeditie of werkplaats. Op deze manier voldoe je aan de wettelijke eisen, verbeter je de veiligheid en worden gebreken sneller verholpen.

Hier leest u meer over de digitale vertrekcontrole. 

 

Schademelding

Als een machine of gereedschap stuk gaat, is het belangrijk dat deze snel wordt gerepareerd of vervangen. Met een schaderapport van geoCapture vermindert U de uitvaltijd van de apparaten en minimaliseet u de daaruit voortvloeiende vertragingen. Dankzij de geoCapture app is de juiste vorm direct bij de hand en kan het ingevulde formulier automatisch doorgestuurd worden naar de werkplaats, waar reserveonderdelen kunnen worden besteld of de reparatie kan worden georganiseerd.

Lees hier meer over digitale schaderapporten. 

 

Digitaal supplementenbeheer

Iedere aannemer weet het: Bijkomende kosten kunnen ervoor zorgen of een bouwproject succesvol is of niet. Als de extra kosten niet goed gedocumenteerd en tijdig waargenomend worden, verliest uw bedrijf veel geld. Met geoCapture documenteert u deze kosten direct ter plaatse via een app. Deze kunnen direct via de digitale workflow verstuurd worden. Uw klant kan dit direct getoond worden of in rekening worden gebracht.

Meer informatie over digitaal schadebeheer vindt u hier. 

Verrichtingsdocumentatie

Het gebruik van personeel en machines wordt nauwkeurig gedocumenteerd op bouwlocaties of bij andere opdrachten. Met de formulieren van geoCapture documenteren uw medewerkers de opdrachten direct ter plaatse. Het later invullen van de formulieren hebben het nadeel, dat belangrijke informatie verloren gaat en bewerkingen onnauwkeurig worden gerapporteerd. geoCapture verbetert de kwaliteit van uw bedrijfsvoering en digitaliseert de informatiestroom.

Werkverslagen

Uw medewerkers maken direct ter plaatse werkrapporten aan met behulp van formulieren. De bedrijfstijden worden automatisch bepaald. Foto's kunnen worden geïntegreerd en de klant kan rechtstreeks op het apparaat tekenen. De factuur kan worden geschreven voordat uw werknemer weer bij het bedrijf is.

API-interface voor de formuliergegevens

De API's helpen u om de opgenomen formuliergegevens in uw eigen applicaties te gebruiken. De formulier-API's maken flexibel zoeken naar opgenomen formulieren, toegang tot de formuliergegevens en de uitvoer van het formulier in pdf mogelijk. Neem contact op met uw softwareleverancier en vraag om een ​​interface voor geoCapture. Wij helpen u graag bij de uitvoering van uw project. 

Voordelen van digitale formulieren

  • minder papier
  • direct bruikbaar (Voorbeeldformulieren)
  • flexibel en snel samengesteld (modulair systeem)
  • gemakkelijk aanpasbaar
  • eenvoudige bediening / weinig training vereist
  • minder foute invoer
  • direct ter plaatse invullen
  • automatische bepaling van gegevens
    • personeel
    • Machines
    • Voertuigen
    • Weer
    • Projecteren via GPS
  • perfecte leesbaarheid / documentatie
  • overal beschikbaar
  • afdrukbaar in het voertuig
  • Handtekening op tablet / telefoon
  • digitale verwerking / workflow
  • enorme tijdwinst
  • voldoet aan wettelijke eisen
  • verbeterde informatiestroom
  • projectgerelateerde opslag
  • digitaal archief (pdf)
  • open interfaces / API's naar systemen van derden

Digitaliseer nu uw formulieren! Wij verheugen ons op uw aanvraag!