Een oplossing die steeds belangrijker wordt, zijn polygonen en geofences. Daarmee kunnen gebieden digitaal worden afgebakend en activiteiten automatisch worden geregistreerd. Klinkt als “techsnufjes”? Integendeel: het is een praktisch hulpmiddel dat geld bespaart en conflicten voorkomt.
1. Het probleem: Onnauwkeurige projectafrekeningen
- Klassieke afrekening is vaak gebaseerd op schattingen: hoeveel uur waren de medewerkers ter plaatse? Hoeveel kilometers zijn er gereden?
- Dit leidt al snel tot onnauwkeurigheden: medewerkers vergeten registraties, reistijden zijn onnauwkeurig, pauzes worden niet gedocumenteerd.
- Opdrachtgevers eisen steeds vaker nauwkeurige bewijzen. Wie die niet kan leveren, heeft een probleem.
Volgens de Hans-Böckler-Stiftung (2025) registreren inmiddels meer dan 90% van de bedrijven de werktijden van hun werknemers – maar vaak gebeurt dat nog analoog of onsystematisch, bijvoorbeeld met papieren lijsten of Excel. Het probleem: zulke registraties leggen wel het totaal aantal uren vast, maar niet waar er gewerkt is. Of de tijd werkelijk aan de juiste bouwplaats, het juiste project of een extra opdracht is besteed, blijft vaak onduidelijk. Precies daar ontstaan hiaten in de afrekening.
2. Wat zijn polygonen en geofences?
-
Polygoon: een digitaal ingetekend gebied op een kaart (bijv. een perceel, een bouwplaats, een groenstrook).
-
Geofence: een virtueel hek rond dit gebied.
-
Voertuigen of medewerkers die dit gebied betreden of verlaten, worden automatisch geregistreerd.
Resultaat: exacte bewijzen van wanneer en hoe lang een project is uitgevoerd.
3. De gevolgen voor kosten en calculatie
- Project-nacalculatie: met één druk op de knop is zichtbaar hoeveel uren en kilometers werkelijk aan een gebied zijn besteed.
- Transparante afrekening: opdrachtgevers kunnen precies aantonen welke prestaties daadwerkelijk zijn geleverd.
- Eerlijkheid: ook kleine extra werkzaamheden (bijv. een spontane inzet) worden zichtbaar en kunnen achteraf in rekening worden gebracht.
Bedrijven die geofences inzetten, registreren tijden en ritten automatisch en projectspecifiek. Extra werkzaamheden gaan niet meer verloren en de nacalculatie wordt inzichtelijk.
4. Best practice: Oppervlaktegebaseerde projectcalculatie
- In plaats van werktijden grof te schatten („ca. 5 uur aan het object“), worden exacte tijden per gebied weergegeven.
- Ook de reistijden tussen projecten kunnen netjes worden gevolgd.
- De verkregen gegevens kunnen voor toekomstige offertes worden gebruikt → aanzienlijk realistischere calculatie.
Op lange termijn leidt dit tot betere marges en minder discussies met opdrachtgevers.
Fazit
Polygonen en geofences zijn veel meer dan digitale speeltjes. Ze zijn een hulpmiddel voor transparantie, eerlijkheid en efficiëntie. Wie projectkosten echt in beeld wil houden, kan niet meer om precieze digitale bewijzen heen.
Praktijktip: Digitale systemen zoals geoCapture maken het mogelijk dat werktijden, machine-uren, voertuigstilstanden en zelfs gereedschapsbewegingen automatisch aan de juiste projecten worden toegewezen. Ook digitale formulieren kunnen in de geofences worden geïntegreerd – voor een sluitende documentatie en nacalculatie.
