De grote afrekeningskloof

In veel bouw- en ambachtsprojecten ontstaat er discussie over afrekeningen. Werkzaamheden worden correct gedocumenteerd volgens uren en kilometers, maar aan de andere kant is er vaak een heel andere perceptie van de daadwerkelijke inspanning. Daaruit ontstaan discussies die tijd kosten en in het ergste geval ook geld.

Dit probleem is geen uitzondering, maar weerspiegelt het dagelijks leven in tal van sectoren: opdrachtgever en opdrachtnemer bevinden zich bij de afrekening vaak in verschillende realiteiten. De oorzaak ligt zelden in kwade wil, maar in het ontbreken van objectieve bewijzen.

1. Het probleem: Twee waarheden bij de afrekening

Opdrachtgever-zijde: „De bouwplaats leek kleiner – vijf uur werk lijkt onrealistisch.“
Opdrachtnemer-zijde: „De medewerkers waren precies zo lang ter plaatse – de bewijzen liggen voor.“
Conflicten ontstaan, omdat er vaak geen objectieve bewijzen bestaan.

Bij vrijwel elk groter bouwproject doen zich meerwerk-situaties voor die aanzienlijk conflictpotentieel bevatten en niet zelden eindigen in langdurige geschillen.

2. De gevolgen voor beide partijen

Opdrachtnemers verliezen inkomsten wanneer prestaties niet voldoende kunnen worden bewezen.
Opdrachtgevers betalen facturen met een ongemakkelijk gevoel en stellen de betrouwbaarheid ter discussie.
Terugkerende conflicten belasten langdurige zakelijke relaties.

Studies tonen aan dat ongeveer 80% van de bouwprojecten te laat wordt afgerond of het budget overschrijdt. In ongeveer één op de drie projecten stijgen de kosten met minstens 10%, in één op de vijf zelfs met 20%.

Het kernprobleem ligt niet in een gebrek aan eerlijkheid, maar in het ontbreken van transparante feiten.

3. De oplossing: Transparantie door digitale bewijzen

GPS-tracking en geofences: registreren objectief wanneer medewerkers, voertuigen of machines op de bouwplaats waren.
Automatische uren- en rittenregistratie: voorkomt discussies over „gevoelde“ tijden.
Digitale analyses: opdrachtgever en opdrachtnemer zien dezelfde gegevens – misverstanden worden overbodig.

Bitkom-gegevens tonen aan: terwijl administratieve processen in Duitse bedrijven grotendeels zijn gedigitaliseerd (bijv. CRM en ECM), bestaat er bij mobiele processen zoals wagenpark- en bouwplaatsdocumentatie nog aanzienlijke achterstand.

4. Best Practice: Conflicten vermijden, vertrouwen versterken

In een bouwproject kwam het tot een rechtszaak over vermeend te hoge afrekeningen. De opdrachtgever twijfelde aan de opgegeven werktijden en ritten en weigerde volledige betaling.

Het ingehuurde bedrijf kon echter digitale bewijzen uit GPS-tracking en geofences overleggen, die aantoonden wanneer medewerkers en machines daadwerkelijk op de bouwplaats aanwezig waren. De gegevens hielden stand voor de rechter – het bedrijf kreeg gelijk en ontving de volledige vergoeding.

Het geval toont aan: digitale bewijzen zijn niet alleen een instrument voor meer transparantie in het dagelijks leven, maar ook een veilige basis bij conflicten en juridische geschillen.

Conclusie: Eerlijkheid vraagt om feiten

De „afrekeningskloof“ is vooral een communicatieprobleem. Wie blijft vertrouwen op buikgevoel en handgeschreven lijsten, riskeert onnodige conflicten. Objectieve gegevens daarentegen creëren transparantie, eerlijkheid en vertrouwen.

Praktijktip: Een analyse van eerdere projecten toont vaak aan dat conflicten met digitale bewijzen vermeden hadden kunnen worden. Met oplossingen zoals geoCapture kunnen werktijden, ritten en machine-uren automatisch worden geregistreerd en aan projecten worden toegewezen.

Terug