1. Problem: Dwie prawdy przy rozliczeniach
- Perspektywa zleceniodawcy: „Plac budowy wydawał się mniejszy – pięć godzin pracy wygląda nieprawdopodobnie.”
- Perspektywa wykonawcy: „Pracownicy byli dokładnie tyle czasu na miejscu – dowody są dostępne.”
- Konflikty powstają, ponieważ często brakuje obiektywnych dowodów.
Przy niemal każdym większym projekcie budowlanym pojawiają się kwestie dodatkowych rozliczeń, które niosą ze sobą znaczny potencjał konfliktów i nierzadko kończą się długotrwałymi sporami.
2. Skutki dla obu stron
- Wykonawcy tracą dochody, gdy nie mogą wystarczająco udokumentować wykonanych prac.
- Zleceniodawcy opłacają faktury z poczuciem niepewności i podważają wiarygodność kontrahenta.
- Powtarzające się konflikty obciążają długoterminowe relacje biznesowe.
Badania pokazują, że około 80% projektów budowlanych kończy się z opóźnieniem lub przekracza budżet. W co trzecim projekcie koszty rosną o co najmniej 10%, a w co piątym nawet o 20%.
Głównym problemem nie jest brak uczciwości, lecz brak przejrzystych faktów.
3. Rozwiązanie: Przejrzystość dzięki cyfrowym dowodom
- Śledzenie GPS i geofences: obiektywnie rejestrują, kiedy pracownicy, pojazdy lub maszyny znajdowały się na placu budowy.
- Automatyczna dokumentacja godzin i przejazdów: zapobiega dyskusjom o „odczuwanych” czasach.
- Cyfrowe analizy: zleceniodawca i wykonawca widzą te same dane – nieporozumienia stają się zbędne.
Dane Bitkom pokazują: podczas gdy procesy administracyjne w niemieckich firmach są w dużej mierze zdigitalizowane (np. CRM i ECM), w procesach mobilnych, takich jak dokumentacja floty czy placu budowy, wciąż istnieją znaczne zaległości.
4. Best practice: Unikanie sporów, wzmacnianie zaufania
W jednym z projektów budowlanych doszło do sporu sądowego o rzekomo zawyżone rozliczenia. Zleceniodawca podważył podane czasy pracy i przejazdy oraz odmówił pełnej zapłaty.
Jednak firma wykonawcza mogła przedstawić cyfrowe dowody ze śledzenia GPS i geofences, które potwierdziły, kiedy pracownicy i maszyny faktycznie znajdowały się na placu budowy. Dane te zostały uznane przez sąd – firma wygrała sprawę i otrzymała pełne wynagrodzenie.
Ten przypadek pokazuje: cyfrowe dowody to nie tylko narzędzie codziennej przejrzystości, ale także pewna podstawa w konfliktach i sporach sądowych.
Wniosek: sprawiedliwość wymaga faktów
„Luka w rozliczeniach” to przede wszystkim problem komunikacyjny. Kto nadal polega na przeczuciach i odręcznych listach, ryzykuje niepotrzebne konflikty. Obiektywne dane natomiast tworzą przejrzystość, uczciwość i zaufanie.
Porada praktyczna: Analiza wcześniejszych projektów często pokazuje, że konflikty można było uniknąć dzięki cyfrowym dowodom. Dzięki rozwiązaniom takim jak geoCapture można automatycznie dokumentować czasy pracy, przejazdy i godziny maszyn, przypisując je do projektów.
