Rozwiązaniem, które zyskuje na znaczeniu, są poligony i geofences. Dzięki nim można cyfrowo wyznaczać obszary i automatycznie rejestrować aktywności. Brzmi jak „technologiczny gadżet”? Wręcz przeciwnie: to praktyczne narzędzie, które oszczędza realne pieniądze i zapobiega sporom.
1 Problem: Niedokładne rozliczenia projektów
- Klasyczne rozliczenia często opierają się na szacunkach: ile godzin pracownicy byli na miejscu? Ile kilometrów przejechali?
- To szybko prowadzi do nieścisłości: pracownicy zapominają o wpisach, czasy przejazdów są niedokładne, przerwy nieudokumentowane.
- Zleceniodawcy coraz częściej wymagają dokładnych dowodów. Kto nie potrafi ich dostarczyć, ma problem.
Według Hans-Böckler-Stiftung (2025) już ponad 90% firm rejestruje czas pracy swoich pracowników – jednak często wciąż odbywa się to w sposób analogowy lub niesystematyczny, np. na papierze albo w Excelu. Problem: takie zapisy obejmują co prawda łączną liczbę godzin, ale nie wskazują, gdzie dokładnie praca została wykonana. Czy czas faktycznie dotyczył właściwego placu budowy, konkretnego projektu czy dodatkowego zlecenia – to często pozostaje niejasne. Właśnie tutaj powstają luki w rozliczeniach.
2. Czym są poligony i geofences?
- Poligon: cyfrowo wyznaczony obszar na mapie (np. działka, plac budowy, teren zielony).
- Geofence: wirtualne ogrodzenie wokół tego obszaru.
- Pojazdy lub pracownicy, którzy wjeżdżają lub wyjeżdżają z tego obszaru, są automatycznie rejestrowani.
Rezultat: dokładne dowody, kiedy i jak długo projekt był realizowany.
3. Skutki dla kosztów i kalkulacji
- Nacalculacja projektów: jednym kliknięciem widać, ile godzin i kilometrów faktycznie przypada na dany obszar.
- Przejrzyste rozliczenia: zleceniodawcy mogą precyzyjnie udowodnić, jakie prace zostały rzeczywiście wykonane.
- Sprawiedliwość: nawet drobne prace dodatkowe (np. nagła interwencja) stają się widoczne i mogą być rozliczone.
Firmy korzystające z geofences rejestrują czasy i dojazdy automatycznie i zgodnie z projektem. Prace dodatkowe nie przepadają, a nacalculacja staje się przejrzysta.
4. Best practice: Kalkulacja projektów w oparciu o powierzchnie
- Zamiast szacować czas pracy w przybliżeniu („ok. 5 godzin przy obiekcie”), wskazywane są dokładne czasy dla każdego obszaru.
- Także czasy przejazdów między projektami można rzetelnie śledzić.
- Uzyskane dane mogą być wykorzystane przy przyszłych ofertach → znacznie bardziej realistyczna kalkulacja.
Długofalowo prowadzi to do lepszych marż i mniejszej liczby dyskusji ze zleceniodawcami.
Podsumowanie
Poligony i geofences to znacznie więcej niż cyfrowa ciekawostka. To narzędzie zapewniające przejrzystość, uczciwość i opłacalność. Kto naprawdę chce mieć koszty projektu pod kontrolą, nie obejdzie się bez precyzyjnych cyfrowych dowodów.
Porada praktyczna: Cyfrowe systemy, takie jak geoCapture, umożliwiają automatyczne przypisywanie czasów pracy, godzin maszyn, przestojów pojazdów, a nawet ruchu narzędzi do odpowiednich projektów. Również cyfrowe formularze można powiązać z geofences – dla pełnej dokumentacji i nacalculacji.
