GeoCapture führt Ihr Fahrtenbuch

Fahrtenbuch für das Finanzamt

In vielen Unternehmen werden heute Fahrtenbücher geführt. Eine lästige und zeitraubende Arbeit, die oft vergessen wird. Das führt vor allem beim Fahrtenbuch für das Finanzamt zu nicht unerheblichen Problemen.

geoCapture führt Ihr Fahrtenbuch!

GeoCapture erstellt für Sie ein elektronisches Fahrtenbuch und nimmt Ihnen somit die Arbeit ab.

Über GPS Fahrzeugortung werden alle Fahrstrecken für das Fahrtenbuch automatisch ermittelt. Nach automatischer oder manueller Klassifizierung der Fahrten in „Privat“, „Arbeitsweg“ oder „Beruflich“, erhalten Sie Ihr Fahrtenbuch einfach per E-Mail.

Dabei erfüllt geoCapture die gesetzlichen Vorgaben des Finanzamtes an ein Fahrtenbuch zu 100%.

GeoCapture führt Ihr Fahrtenbuch
geoCapture Fahrererkennungsmodul

Wie funktioniert das?

In Ihre Fahrzeuge wird ein GPS-Sender zur Fahrzeugortung eingebaut. Dieser sendet die aktuelle Fahrzeugposition an die geoCapture Server. Die so ermittelten Fahrten werden dann mit einem Regelwerk automatisch als privat, Arbeitsweg oder beruflich klassifiziert. Kann diese Klassifizierung nicht automatisch erfolgen, werden die verbleibenden Fahrten bequem über das geoCapture-Portal oder mittels iPhone-App zugeordnet. Dies muss laut Finanzamt innerhalb von 7 Tagen geschehen.

Für Fahrzeuge mit häufig wechselnden Fahrern empfiehlt sich die Verwendung von sog. iButton Fahrerschlüsseln. Im Fahrzeug wird ein kleiner Sensor verbaut und jeder Fahrer erhält einen eigenen Fahrerschlüssel, mit dem er sich vor der Fahrt am Fahrzeug anmeldet. Einfacher geht es nicht!

Für die automatische Zuordnung von Privatfahrten kann in Ihr Fahrzeug ein Schalter eingebaut werden, den Sie betätigen, sobald Sie privat unterwegs sind. Das System verfügt über eine Berechtigungssteuerung. So bleiben Privatfahrten gegen den Zugriff durch andere Personen geschützt.

GeoCapture führt Ihr Fahrtenbuch
Fahrererkennung mit iButton

Was wird benötigt?

Bei dienstlichen Fahrten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
  • Reisezweck

Für Privatfahrten genügt die Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer.

Alle gesetzlichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch sind durch geoCapture erfüllt:

  • zeitnahe und fortlaufende Dokumentation
  • Schutz gegen Manipulation
  • Dokumentation von Änderungen
  • Speicherung auf externen Servern

Trotzdem sollten Sie sich vorher bei Ihrem Finanzamt über die Zulassung eines GPS-basierten Fahrtenbuchs informieren. Die gesetzlichen Vorgaben für die Anerkennung werden von geoCapture erfüllt, dennoch ist der Anwender für die regelmäßige und rechtzeitige Eintragung im Fahrtenbuch verantwortlich.

Wir möchten darauf hinweisen, dass ein TÜV-Zertifikat nicht die Anerkennung des Fahrtenbuchs garantiert. Dieses sagt lediglich aus, dass die Daten nicht verändert werden können.

Hier als PDF herunterladen: