Mobile Zeiterfassung per GPS
Zeiterfassung

ARBEITSZEITEN mit geocapture MOBIL ERFASSEN

Zeiterfassung per GPS-Ortung - auch baustellenbezogen

Mit der mobilen GPS-Zeiterfassung von geoCapture wird das Erfassen von Arbeitszeiten zum Selbstläufer: Oft erfassen Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern deren Arbeitszeiten über Stundenzettel. Das ist aufwendig und ungenau. geoCapture löst dieses Problem über GPS-Sender in den Fahrzeugen und RFID Transponder für die Mitarbeiter.

Das ewige Thema Stundenbücher

Mobile Mitarbeiter vor Ort notieren ihre Arbeitszeiten in Stundenbüchern oder auf Stundenzetteln. Oft wird dies aber vergessen oder erst Tage später aufgeschrieben. Die ermittelten Zeiten sind somit ungenau und nicht verlässlich. Häufig gehen Zettel verloren oder erreichen die Lohnbuchhaltung viel zu spät. Teilweise sorgen verlorene Aufzeichnungen dafür, dass die Lohnabrechnung nicht pünktlich fertig wird. Auch das Abtippen der oftmals schlecht lesbaren Aufzeichnungen ist sehr aufwendig und fehleranfällig.

geoCapture Zeiterfassung ist die Lösung

geoCapture bietet Ihnen die mobile Zeiterfassung mittels GPS-Ortung an. 90% unserer Kunden nutzen nicht nur die Ortung, sondern zusätzlich die mobile Zeiterfassung. Preislich kaum ein Unterschied, aber für Sie und Ihre Mitarbeiter eine riesige Arbeitserleichterung.

Dazu werden GPS-Sender in Ihre Fahrzeuge eingebaut, wodurch alle Daten, wie Position, Arbeitszeiten, Fahrzeiten, Kilometer und vieles mehr an die Zentrale übermittelt werden.

Mit der GPS-Ortung von geoCapture wird die mobile Zeiterfassung spielend leicht. Und das Beste: Sie müssen sich nicht zwischen verschiedenen Funktionen entscheiden, denn wir bieten Ihnen ein vollständiges Ortungssystem für all Ihre Fahrzeuge. 

Alle wichtigen Funktionen zur Zeiterfassung:

  • genaue Stempelzeiten mit Adresse/Baustelle
  • automatische Erkennung von Fahrzeiten & Rüstzeiten
  • Spesen/Auslöse/Zulagen automatisch ermitteln
  • Fehlzeitenkalender
  • Arbeitszeitkonten
  • Urlaubskonten (auch monatliche Buchung für Baulohn)
  • Digitale Anträge (Urlaub, Zulagen, Stempeln)
  • Lohnarten
  • Monatsabschluss mit ausgezahlten Stunden
  • Zeitmodelle Sommer-/Winterarbeitszeit
  • Kolonnenstempeln
  • Baustellenzeiten
  • Rundungszeiten
  • automatischer Pausenabzug
  • einfache Nachbearbeitung
  • verschiedene Auswertungen als PDF oder CSV-Datei
  • zahlreiche Schnittstellen

Mobile Zeiterfassung: Robust, einfach und fair mit Ortungssystemen von geoCapture

Die GPS-Sender übermitteln die aktuelle Fahrzeugposition in Echtzeit an die Server von geoCapture. Daran angeschlossen wird ein RFID Lesemodul zur mobilen Zeiterfassung.

Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen RFID Transponder, den er an das Lesemodul hält und damit ist die Stempelung erfolgt. Da geoCapture weiß, wo sich Ihre Baustellen befinden, wird sofort die richtige Baustelle zugeordnet. Somit ist projektbezogenes Stempeln möglich, genauso wie das Erfassen der Pausenzeiten und Fahrzeiten. 

Auch im Rahmen der Zeiterfassung bieten wir Speziallösungen. Die erfassten Daten werden dann durch den Lohn Export direkt an Ihr Lohnprogramm übertragen. Das alles geschieht in Echtzeit – robust, einfach und fair.

Mobile Zeiterfassung mit GPS-Ortung von geoCapture

  • automatisch geführtes Stundenbuch
  • einfache Bedienung
  • Variable Hardware: GPS-Sender im KFZ, Wandterminals, Smartphone App
  • minutengenau
  • exakte und faire Stundenabrechnung
  • großes Einsparpotential durch Reduzierung von Überstunden und Verwaltungskosten
  • exakte Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Verteilung der Lohnkosten auf Projekte/Baustellen
  • vielseitige Auswertungen
  • robust und einfach
  • Schnittstellen zu Lohnabrechnung
  • automatische Zuordnung von Projekt/Baustelle dank GPS-Ortung

Zulagen, Spesen, Überstunden

Jedes Unternehmen lebt eigene Regeln, wenn es um die Vergütung von Spesen, Zulagen oder Überstunden geht. geoCapture bietet ein sehr flexibles System für die Berechnung dieser Lohnarten - natürlich vollautomatisch.

Immer häufiger gibt es Besonderheiten in der Lohnbuchhaltung, die ein reguläres Lohnbuchhaltungsprogramm nicht mehr hergibt. geoCapture hat eine Lösung für diese Sonderfälle entwickelt. 

Buchungsregeln für spezielle Überstundenzulagen oder komplexe Fahrvergütung können schnell und einfach erstellt werden, ganz nach Ihren Bedürfnissen. 

Hier nur einige Möglichkeiten:

  • Automatisiertes Erstellen von Lohnbuchungen
  • Zulagen für Nachtschichten oder Überstunden
  • Nachtschichtzuschläge
  • Zuschläge für Sonntags-/Feiertagsarbeit
  • Komplexe Fahrvergütung (Fahrer/Beifahrer)
  • KM-Geld
  • Auslöse
  • Spesen
  • Sonderzulagen

Arbeitszeitkonten und Monatsabschluss

Wichtig für die Verwaltung der Zeiterfassung sind Arbeitszeitkonten. Viele Unternehmen lassen die Mitarbeiter Stunden ansammeln, um z.B. Schlechtwetter ausgleichen zu können. Bei geoCapture werden diese Stunden im Arbeitszeitkonto geführt. Überstunden werden automatisch auf das Zeitkonto gebucht. 

Mit dem Monatsabschluss haben Sie immer einen aktuellen Überblick über den Stand der Zeitkonten - in der geoCapture App kann der Mitarbeiter selbst seine Stunden einsehen. 

Zusätzlich gibt es verschiedene PDF Auswertungen, um Urlaubskonten, Zeitkonten und Fehlzeiten für alle Mitarbeiter in einer Liste zu sehen. Nie wieder Excel-Tabellen für Krankheitstage!

  • Arbeitszeitkonten
  • Stunden für Schlechtwetter Ausgleich
  • Auszahlung der Überstunden
  • Buchung auf das AZK
  • Zeitkonto/Urlaubskonto in der App
  • Auswertung Zeitkonten
  • Auswertung Urlaubskonten
  • Auswertung Fehlzeiten

Urlaubsanträge per Smartphone

Wenn Sie möchten, können Ihre Mitarbeiter Anträge per App stellen. Dies gilt nicht nur für Urlaubsanträge, sondern auch für Stundenabbau, Zulagen oder das Nachtragen von Stempelzeiten. Natürlich erfolgt die Genehmigung ebenfalls digital.

Für die gewerblichen Mitarbeiter im Baugewerbe gibt es eine monatliche Urlaubsbuchung laut Baulohn der SOKA Bau. Dies wird bei Urlaubsanträgen natürlich berücksichtigt.

Kolonnen

In vielen Unternehmen sind die Mitarbeiter in Kolonnen unterwegs. Der Vorarbeiter kann per App für die komplette Kolonne stempeln und Anträge stellen. Ein Klick und alles ist erfasst.  

Berechnung von Fahrzeiten

Die Fahrzeiten werden anhand der Fahrzeugdaten automatisch berechnet und je nach Anforderung berücksichtigt. Anhand von Fahrtenregeln wird genau festgelegt, welche Fahrten dem Fahrer und Beifahrer bezahlt werden sollen und welche nicht. Die Fahrzeiten werden dann der Arbeitszeit hinzugefügt oder davon abgezogen. Die bezahlten Fahrzeiten werden direkt der Baustelle/Projekt zugeordnet. 

Die Fahr- und Arbeitszeiten können pro Baustelle oder pro Mitarbeiter ausgewertet werden. 

Zeiterfassung per App

Wenn immer die RFID-Technik im Fahrzeug nicht ausreichend ist, kommt die geoCapture App für das Smartphone zum Einsatz. 

Auch Stundenzettel, Urlaubs- und Stundenkonto können per App eingesehen werden. 

Mit der App stellen Mitarbeiter Anträge auf Urlaub, Schlechtwetter, Sondervergütung oder Stempelzeiten einfach mobil. Eine echte Arbeitserleichterung für alle. 

Hier gibt es mehr Informationen zur App von geoCapture.

Digitaler Tachograph als Stempeluhr

Wird der Tacho-Download von geoCapture genutzt, können die Lenkzeiten des Tachographen zur Arbeitszeiterfassung genutzt werden. 

Der Fahrer bedient einfach wie gewohnt den Tachographen und aus Lenk-, Lade- und Ruhezeiten werden die Arbeitszeiten automatisch generiert. Einfacher kann Arbeitszeiterfassung nicht sein. 

Ihre Vorteile mit GPS-Ortung:

  • Wegfall von Stundenzetteln oder Stundenbüchern
  • exakte Zeiten ohne „Rundungsfehler“
  • Berechnung von Spesen und Zulagen 
  • automatische Erfassung der Daten in Echtzeit
  • nicht manipulierbar
  • erfüllt die Anforderungen des EuGH-Urteils von 2019
  • automatische Baustellenzuordnung über GPS-Position
  • erheblich weniger Verwaltungsaufwand
  • besserer Überblick über Einsatzorte und Fehlzeiten
  • einfache Bedienung
  • robuste Technik
  • keine Vertragslaufzeiten

DATEV Schnittstelle

DATEV Software wird von vielen Steuerberatern und Kunden zur Erstellung von Lohnabrechnungen genutzt. Auch die Kostenrechnung kommt in vielen Unternehmen zum Einsatz.

GeoCapture bietet Schnittstellen zu DATEV, damit Lohnstunden oder KFZ-Kilometer nicht manuell erfasst werden müssen. Eine echte Erleichterung und Entlastung Ihrer Buchhaltung.

GeoCapture bietet Schnittstellen zu allen wichtigen Funktionen:

  • DATEV Lohn- und Gehalt (Standard)
  • DATEV Lohn- und Gehalt (Kalendarium)
  • DATEV LODAS (Standard)
  • DATEV LODAS (Kalendarium)
  • DATEV IBL (Innerbetriebliche Leistungsverrechnung)

Jeweils mit oder ohne Übergabe von Kostenstellen.

Schnittstellen

Neben Datev bieten wir Ihnen natürlich viele weitere komfortable Schnittstellen, mit denen Sie die Arbeitszeiten in Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder Branchensoftware importieren.

Hier finden Sie eine Aufstellung unserer Schnittstellen.

Fordern Sie jetzt ein Angebot für mobile Zeiterfassung an!