Digitale Formulare

digitales formularwesen

SCHLUß mit der ZETTELWIRTSCHAFT

In Unternehmen gibt es eine Vielzahl an Formularen für die unterschiedlichsten Anwendungen. Bautagebücher, Einsatzberichte, Schadensmeldungen, Abfahrtskontrollen und Lieferscheine sind nur einige Beispiele. Machen Sie Schluss mit der Zettelwirtschaft und digitalisieren Sie Ihre Formulare. Mit digitalen Formularen schreiben Sie schneller Rechnungen, dokumentieren besser und haben mehr Zeit für Ihr Geschäft.

Formulare per App ausfüllen

Ihre Formulare werden bequem per App ausgefüllt. Egal, ob auf dem Smartphone, Tablet, Apple- oder Android-Gerät. Dabei werden viele Daten automatisch erfasst. Projekte, Wetter, Personal- und Maschineneinsatz werden vom System ermittelt. Ihre Formulare haben Sie immer mobil dabei. Einfacher und flexibler geht es nicht!

Bausteine für die Formulare

Ganz nach Ihren Vorstellungen und Anforderungen stellt Ihnen das Team von geoCapture Ihre Formulare zusammen. Mit dem einfachen Baukastensystem und einer Vielzahl nützlicher Bausteine lassen sich die Dokumente ganz individuell zusammenstellen. Für jeden Bereich erhalten Sie das passendes Formular. 

Fotos
Fotos einfach per App
 

GPS Position
Wo wurde ausgefüllt?
 

Dateianhänge (PDF,Fotos, etc.)
Variable Unterlagen zum Formular
 

Projekte/Adressen
Automatisch per GPS
 

Vorlage
Formularbausteine wiederverwenden

Layout Elemente 
Tabellen, Abschnitte, Grafiken
 

Personal/Zeiten
Direkt aus der Zeiterfassung
 

Unterschriften
Auf dem Mobilgerät unterschreiben
 

Auswahllisten
Schnelle Eingabe per Combo Box oder Radio Button
 

Wetter
Automatische Wetterdaten per GPS

Eingabefelder
Text und Zahlen einfach erfassen
 

Maschinen/Betriebs-h
Über GPS-Sender 
 

Datum/Zeitfelder
Datum, Zeiten und Zeiträume
 

Schalter
Ja oder Nein
 

Barcode-Scanner
Einfach per App scannen

Projekt- und auftragsbezogene Formulare

Formulare werden über GPS automatisch einem Projekt oder Auftrag zugeordnet.

Viele Daten werden bereits vom System ausgefüllt: Auftragsdaten, Anschriften, Wetter, Personaleinsatz, Arbeitszeiten, Maschinenzeiten oder Werkzeugeinsatz. Natürlich können auch Fotos gemacht werden. 

Sämtliche Daten werden zentral zum Projekt oder Auftrag gespeichert und sind sofort abrufbar - ideal für Baustellenbericht, Tagesrapport, Leistungsnachweis oder Bautagebuch. 

Digitalisierung des Workflows

Arbeitsabläufe werden mit geoCapture digital! Mit den Formularen werden Informationsflüsse digitalisiert und beschleunigt. Formulare werden digital an die zuständigen Personen geleitet. Dabei können auch mehrere Personen gleichzeitig an einem Vorgang arbeiten. Nichts geht mehr verloren und nichts bleibt unbearbeitet liegen. Keine doppelte Datenerfassung mehr.

Sie sind es leid, ständig irgendwelchen Papieren hinterher zu rennen? Ständig fehlt was? Machen Sie Schluss mit der Zettelwirtschaft. Werden Sie digital! 

Formulare als PDF

Ausgefüllte Formulare werden übersichtlich als PDF dargestellt oder ausgegeben. So lassen sich Formulare einfach verschicken, anzeigen oder sogar im Fahrzeug drucken.

Bausteine im Formular (Unterschriften, Fotos, Wetter, etc.) werden grafisch ansprechend formatiert. Wir verwenden Ihr Logo, damit Ihre CI (Corperate Identity) gewahrt bleibt.

Musterformulare sofort einsetzbar

Unsere Mustervorlagen für verschiedenste Bereiche lassen sich einfach und schnell auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Bedienung der App ist einfach und intuitiv. Ihre Mitarbeiter benötigen nur wenig Schulung. So ist das System sehr schnell und einfach einsetzbar.

Hier einige Anwendungsbeispiele:

Bautagebuch

Mit dem Bautagebuch werden alle baustellenrelevanten Informationen erfasst. Wer hat wie lange gearbeitet, welche Maschinen und Materialien wurden verwendet, welche Arbeiten wurden durchgeführt, wie war das Wetter und vieles mehr. Mit dem digitalen Bautagebuch wird Ihr Baustellenalltag erheblich erleichtert und Sie haben mehr Zeit für die wichtigen Arbeiten.

Hier erfahren Sie mehr über das digitale Bautagebuch.

Lieferscheine digital unterschreiben

Lieferscheine gehen oft verloren oder werden nicht unterschrieben. Häufig dauert die Abrechnung zu lange, weil Papiere fehlen. Mit geoCapture digitalisieren Sie Ihre Lieferscheine. Per App wird der Lieferschein vom Kunden vor Ort unterschrieben und sofort an die Abrechnung weitergeleitet. Der Kunde erhält eine Kopie des unterschriebenen Lieferscheins per Email. Die Rechnung kann schon geschrieben werden, obwohl der Mitarbeiter noch unterwegs ist.

Hier erfahren Sie mehr über die digitalen Lieferscheine.

Abfahrtskontrolle für LKW

Gemäß den Vorgaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV-V 70) muss ein LKW vor der Abfahrt auf Mängel kontrolliert werden. Viel zu oft wird diese Kontrolle nicht durchgeführt oder wird nicht protokolliert. Kommt es dann zu einem Unfall, werden auch Disponent und Unternehmer zur Rechenschaft gezogen. Mit geoCapture erfolgt die Abfahrtskontrolle per App. Die Kontrollen werden dokumentiert und gespeichert. Mängel können unverzüglich an die Dispo oder Werkstatt gemeldet werden. So erfüllen Sie die rechtlichen Anforderungen, verbessern die Sicherheit und Mängel werden schneller beseitigt. 

Hier erfahren Sie mehr über die digitale Abfahrtskontrolle.

Schadensmeldung

Geht eine Maschine oder Werkzeug kaputt, ist es wichtig, dass schnell repariert oder Ersatz besorgt wird. Mit einem Schadensbericht von geoCapture reduzieren Sie die Ausfallzeit der Geräte und minimieren die dadurch entstehenden Verzögerungen. Dank der geoCapture App ist das passende Formular direkt griffbereit und kann vor Ort ausgefüllt werden. Das ausgefüllte Formular wird automatisch an die Werkstatt weitergeleitet, wo Ersatzteile besorgt werden können oder und die Reparatur organisiert wird. 

Digitales Nachtragsmanagement

Jeder Bauunternehmer weiß: Nachträge können über Erfolg oder Misserfolg einer Baustelle entscheiden. Werden Nachträge nicht ordentlich dokumentiert und rechtzeitig angezeigt, verliert das Unternehmen richtig viel Geld. Mit geoCapture dokumentieren Sie Nachträge direkt vor Ort per App. Über den digitalen Workflow können diese umgehend dem Auftraggeber angezeigt oder berechnet werden. 

Hier erfahren Sie mehr über digitales Nachtragsmanagement.

Einsatzdokumentation

Auf Baustellen oder sonstigen Aufträgen wird der Einsatz von Personal und Maschinen genau dokumentiert. Mit den Formularen von geoCapture dokumentieren Ihre Mitarbeiter die Einsätze direkt vor Ort. Nachträglich ausgefüllte Formulare haben den Nachteil, dass wichtige Informationen verloren gehen und Einsätze ungenau wiedergegeben werden. geoCapture verbessert die Qualität Ihrer Einsätze und digitalisiert den Informationsfluss.

Arbeitsberichte

Mit Formularen erstellen Ihre Mitarbeiter Arbeitsberichte direkt vor Ort. Einsatzzeiten werden automatisch ermittelt. Es können Fotos eingebunden werden und der Kunde kann direkt auf dem Endgerät unterschreiben. Noch bevor Ihr Mitarbeiter wieder in der Firma ist, kann die Rechnung geschrieben werden.

API-Schnittstelle für die Formulardaten

Die APIs helfen dabei, die erfassten Formulardaten in eigenen Anwendungen zu verwenden. Die Formular-APIs erlauben das flexible Suchen von erfassten Formularen, den Zugriff auf die Formulardaten und die Ausgabe des Formulars als PDF.

Kontaktieren Sie Ihren Softwareanbieter und fragen Sie nach einer Schnittstelle zu geoCapture. Wir helfen gerne bei der Realisierung Ihres Projektes.

Vorteile digitaler Formulare

  • weniger Papier
  • sofort einsetzbar (Musterformulare)
  • flexibel und schnell zusammengestellt (Baukastensystem)
  • einfach anpassbar
  • einfache Bedienung/geringer Schulungsaufwand
  • weniger Fehleingaben
  • direkt vor Ort ausfüllen
  • automatische Ermittlung von Daten
    • Personal
    • Maschinen
    • Fahrzeuge
    • Wetter
    • Projekt über GPS
  • perfekte Lesbarkeit/Dokumentation
  • überall abrufbar
  • im Fahrzeug druckbar
  • Unterschrift auf Tablet/Telefon
  • digitale Verarbeitung/Workflow
  • enorme Zeitersparnis
  • erfüllt gesetzliche Vorgaben
  • verbesserter Informationsfluss
  • projektbezogene Speicherung
  • digitales Archiv (PDF)
  • offene Schnittstellen/APIs zu Fremdsystemen

Digitalisieren Sie jetzt Ihre Formulare! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!